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StartseiteThemenBetriebsführungChefaufgabe: Aktuelle Monatszahlen auswerten (Teil 1)

Chefaufgabe: Aktuelle Monatszahlen auswerten (Teil 1)



Chefaufgabe: Aktuelle Monatszahlen auswerten (Teil 1)Bild: AdobeStock-Africa Studio
Bild: AdobeStock-Africa Studio 
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22. März 2024

Teil 1: Die Ziele des Unternehmens und das „vorläufige Ergebnis“ der BWA

Controlling ist die Steuerung (englisch: to control) des Unternehmenserfolgs im laufenden Geschäftsjahr mit Blick auf die gesetzten Ziele. Ein geeignetes Instrument dafür ist die monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Welche Zahlen besonders aussagekräftig sind, und wie sie ausgewertet werden, beschreibt unsere dreiteilige Serie an einem Beispielbetrieb – mit Checkliste zum Download für die eigene Umsetzung (siehe Kasten).

Ziele und Betriebsergebnis
Jeder Unternehmer verfolgt wirtschaftliche Ziele für sein Unternehmen. Manche sind nur als Gedanken im Hinterkopf, andere sind bereits ausformuliert. Für die erfolgreiche Umsetzung gibt es Mittel und Wege der Steuerung, auch „Controlling“ genannt. Um Controlling insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geht es in dieser Serie. 

Als Beispiel dient ein SHK-Betrieb mit seinen Gewinnzielen. Alle Zahlen zu diesem Betrieb sind dem „Betriebsvergleich Sanitär – Heizung – Klima 2021“ der Landes-Gewerbeförderungsstelle des nordrhein-westfälischen Handwerks (LGH) entnommen.  Der Betrieb würde dort in die erste Vergleichsgruppe gehören. Diese Betriebe erwirtschafteten 2021 im Durchschnitt eine Gesamtleistung von 633.821 Euro und ein Betriebsergebnis von 79.230 Euro. 

Grundsätzlich gilt: Aus dem Betriebsergebnis sind die Entnahmen für alle privaten 
Aufwendungen und die Einkommensteuer zu begleichen. In einer GmbH sind das jährliche Geschäftsführergehalt plus darauf entfallende betriebliche Sozialabgaben abzuziehen. Idealerweise ist die Summe dieser Abzüge kleiner als das Betriebsergebnis. Dann kann ein Teil zur Stärkung der Eigenkapital­basis im Unternehmen verbleiben.

Monatlicher Ziel-Ist-Vergleich
Der Beispielbetrieb (Rechtsform Einzelunternehmen) möchte privat mehr entnehmen und das Eigenkapital im Unternehmen leicht erhöhen. Alles in allem soll das Betriebsergebnis um 26% steigen (von 79.230 Euro auf 100.000 Euro). Ob er das Ziel erreicht hat, erfährt der Betriebsinhaber Anfang des Folgejahres aus dem Jahresabschluss und dem darin ausgewiesenen „Jahresüberschuss“. 

Will er schon im laufenden Geschäftsjahr die Zielerreichung steuern, muss er in jedem Monat prüfen, inwieweit das Gesamtziel anteilig erreicht wurde. Das erfolgt anhand der monatlichen Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Angenommen, das Geschäft des Beispielbetriebs verläuft ohne saisonal bedingte Spitzen. Dann sollte die BWA jeden Monat ein Betriebsergebnis von ca. 8333 Euro ausweisen  (100.000 : 12). Wurde dieses Ziel einmal verfehlt, können in den folgenden Monaten Maßnahmen greifen, um die Lücke zu schließen. Wichtig ist, den Ziel-Ist-Abgleich (oder Plan-Ist-Vergleich) stets zu Beginn des Monats vorzunehmen. Nur so kann frühzeitig gegengesteuert werden. Das bedeutet: Die Buchführung muss zügig erstellt werden.

Die „qualifizierte BWA“ als Steuerungsinstrument
Die BWA sollte spätestens am 10. des Folgemonats vorliegen. So kann der Betrieb, falls nötig, in den folgenden 20 Tagen bereits handeln. Der Zeitrahmen mag vielleicht eng erscheinen, doch er kann eingehalten werden. Wie, das legt der Betrieb gegebenenfalls mit der Buchhaltung oder dem Steuerberater fest. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können direkt die monatliche BWA auswerten. In größeren Betrieben, oder wenn mehrere Unternehmensziele verfolgt werden, wird ein auf der BWA aufbauendes Planungssystem zur Steuerung eingesetzt. Der Beispielbetrieb nutzt eine „qualifizierte BWA“. Das bedeutet, die Finanzbuchhaltung erfasst bereits im laufenden Jahr die Geschäftsvorfälle so, dass

  • die Differenz zwischen der Summe 
aller monatlichen ­Ergebnisse in den letzten Zeilen der Dezember-BWA („vorläufiges Ergebnis“) und dem Ergebnis im Jahresabschluss („Jahresüberschuss“) möglichst gering ist,
  • die Zahlen zu den Geschäftsvor-
fällen für den Betriebsinhaber aus-
sage­kräftig sind, was seine unter-
nehmerischen Ziele angeht.

Das „vorläufige“ Ergebnis der BWA aussagekräftig machen
Wie stark in der eigenen Buchhaltung jeden Monat das Ergebnis in der BWA von einem „echten“, auf Monatsbasis anteilig berechneten „Jahresüberschuss“, abweicht, hängt von der betrieblichen Situation und von den Vorgaben ab, anhand derer die Buchhaltung oder der Steuerberater die Geschäftsvorfälle buchen. Wie groß die Differenz ist, lässt sich durch den sogenannten „BWA-Test“ ermitteln. Dazu wird

  • vom „Jahresüberschuss“, wie im Jahresabschluss 20xy ausgewiesen,
  • das „vorläufige Ergebnis“ der Dezember-BWA des gleichen Jahres, die im 
folgenden Januar vorlag, abgezogen. 


Die Differenz kann recht groß sein. Die Vorgehensweise in der Buchhaltung muss in einigen Punkten geändert werden, um das „vorläufige Ergebnis“ jeden Monat zu einem möglichst „echten“ betriebswirtschaftlichen Ergebnis im Sinne des Jahresüberschusses zu machen. Einige Zahlen sind besonders aussagekräftig, müssen buchhalterisch jedoch erst ausgewiesen werden. Wie Betriebe hier vorgehen können, wird in der Serie gezeigt. Eine so ergänzte BWA wird auch „modifizierte“ oder „qualifizierte BWA“ genannt. Deren „vorläufiges Ergebnis“ kann als Basis für die Unternehmenssteuerung genutzt werden.

Vorteile durch die „qualifizierte BWA“
Der Beispielbetrieb sieht am 10. des Folgemonats in seiner qualifizierten BWA: 

  • Sind beim vorläufigen Ergebnis des gerade abgelaufenen Monats 8300 Euro verbucht, liegt er für diesen Monat im Zielkorridor.
  • Alle Monatsergebnisse werden in der kumulierten Spalte der BWA addiert. Steht z.B. in der Juni-BWA, die Anfang Juli vorliegt, ein kumuliertes „vorläufiges Ergebnis“ von rund 50.000 Euro, ist der Betrieb im Zielkorridor. 

Das Arbeiten mit der „qualifizierten BWA“ hat zwei weitere Vorteile für das Unternehmen: Die BWA des Monats Dezember ist bereits sehr nah am Jahresabschluss. Folglich ist der Aufwand für das Erstellen des Jahresabschlusses deutlich kleiner als bisher. Der Jahresabschluss kann schneller erstellt, das Vorjahr zügig abgeschlossen werden. Das ist insbesondere von Vorteil im Kreditgespräch:

  • Die Ratingsysteme zur Bewertung der Bonität eines Betriebes fragen nach der Art der BWA und dem Umgang damit. Betriebe, die zeigen können, wie sie aus ihrer BWA eine „qualifizierte“ machen, und die ihre Zahlen monatlich auswerten, werden besser beurteilt.
  • Kreditgeber treffen ihre Entscheidungen gern auf Basis endgültiger Zahlen – also auf Basis eines Jahresabschlusses und nicht der Dezember-BWA. Ein frühzeitig vorliegender Jahresabschluss ist hier von Vorteil.

Autor: 
Dipl.-Kaufm. Carl-Dietrich Sander,
UnternehmerBerater

www.cd-sander.de


Die BWA als Instrument der Unternehmenssteuerung
Der Beitrag ist Teil 3 einer dreiteiligen Serie zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und zeigt, wie die Finanzbuchhaltung für den Betrieb angepasst werden kann. Dann bildet das monatliche „vorläufige Ergebnis“ bereits das aktuelle Betriebsergebnis realitätsnah ab. Eine Checkliste unterstützt bei der Anpassung der eigenen BWA. Download unter bit.ly/BWA-Checkliste 

Der „Beispielbetrieb“ der Serie entspricht der ersten Vergleichsgruppe (weniger als 10 Beschäftigte) im „Betriebsvergleich Sanitär – Heizung – Klima“ (bit.ly/Bvg_SHK) von 2021 der Landes-Gewerbeförderungsstelle des nordrhein-westfälischen Handwerks (LGH). Betriebe dieser Gruppe erwirtschafteten 2021 im Durchschnitt eine Gesamtleistung von 633 821 Euro und ein Betriebsergebnis von 79 230 Euro. 

Ziel des Beispielbetriebs: Das Betriebsergebnis auf 100 000 Euro steigern!

Teil 1 der Serie: Checkliste: Punkte 1 bis 4

Teil 2 der Serie: Checkliste: Punkte 5 bis 9 | Download unter bit.ly/BWA_Teil2

Nicht der „Umsatz“, sondern der „Rohertrag“ sollte die zentrale Größe für die Auswertung der monatlichen Zahlen sein. 

Teil 3 der Serie: Checkliste: Punkte 10 bis 17 | Download unter bit.ly/BWA_Teil3

Kosten, Zahlungen, ungeklärte Posten in der BWA. Restaufwand beim Jahresabschluss. Unterstützung bei der Anpassung der eigenen Finanzbuchhaltung.





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