22. Januar 2021

Branchensoftwarelösung bietet vielseitigen Funktionsumfang bis hin zum vorgeschriebenen elektronischen Rechnungsformat für öffentliche Aufträge

Gebäude- und Energietechnik mit dem besonderen Plus. Das will die Alfred Pieper GmbH aus Hamm bieten. Denn für die Kunden ist der Handwerksbetrieb nicht nur Dienstleister, sondern auch Problemlöser. Von seiner Software „Streit V.1“ erwartet der SHK-Betrieb einen ebenso vielseitigen Funktionsumfang und ein praktisches Handling für schnelle, effziente Betriebsabläufe. Das Unternehmen nutzt vor diesem Hintergrund u.a. die Module mobile Auftragsabwicklung sowie Finanz- und Betriebsbuchhaltung. So ist die Alfred Pieper GmbH einer der ersten SHK-Betriebe, die das Datenformat ZUGFeRD mit „Streit V.1“ erfolgreich einsetzt. Das elektronische Rechnungsformat wird seit Anfang November für öffentliche Aufträge des Bundes bereits verpflichtend benötigt.

Die Alfred Pieper GmbH bietet mit Sanitär-, Heizungs-, Lüft ungs-, Klima- und Kältetechnik das gesamte haustechnische Leistungsspektrum an. Zu diesem gehört sowohl die Planung und Konzepterstellung als auch die Umsetzung, die Übergabe sowie die Wartung und Servicedienstleistungen. Zu den Kunden gehören Industrieunternehmen, Krankenhäuser und Labore mit besonderen Anforderungen im Hinblick auf Sicherheit und Hygiene, aber auch Privathaushalte. Bei dem über 100-Personen-Betrieb wird besonderen Wert auf die kompetente und umfassende Betreuung der Kunden von A–Z gelegt, sei es eine tropfende Trinkwasserarmatur oder bis hin zum Großprojekt.

Mobile Auftragsabwicklung – online und offline
Als Soft warelösung nutzt das Unternehmen das Programm „Streit V.1“ bereits seit dem Jahr 2015. „Eine sich besonders lohnende Erweiterung war die Einführung der mobilen Auft ragsabwicklung, die den Monteuren mehr Flexibilität und eine schnelle Weiterleitung von Auft ragsdaten ermöglicht“, erklärt Geschäft sführer Bernd Pieper. Mittels der mobilen Auftragsabwicklung konnte eine schnellere und genauere Dokumentation der Projektumsetzung und Arbeitszeiten erreicht werden. Dazu lassen sich Auft räge vor Ort von den Monteuren aufrufen und bearbeiten – und das sowohl im Online- als auch Offline-Modus.

Controlling durch funktionelle Betriebs- und Finanzbuchhaltung
Die Betriebs- und Finanzbuchhaltung werden in dem SHK-Unternehmen auch mit der Programmlösung abgewickelt. Die Soft ware liefert dem Betrieb die entsprechenden Kennzahlen, um das interne Rechnungswesen und die Entscheidungsprozesse optimal steuern zu können. Neben der Kostenarten- und Kostenstellenauswertung, werden die Daten der Kostenträgerrechnung gegenübergestellt und ausgewertet. Dabei lassen sich mithilfe der „DrillDown“-Funktion Kostenarten bis zum Beleg zurückverfolgen. „Innerhalb der Finanzbuchhaltung sind Funktionen wie die Offene-Posten-Verwaltung, betriebliche Auswertungen samt der Möglichkeit des Verrechnens oder Ausbuchens von offenen Posten die besten Voraussetzungen für ein ganzheitliches und vereinfachtes Controlling. Die Zahlen sind für uns zu jeder Zeit schnell und übersichtlich einsehbar. Wir haben damit den maximalen Überblick und der Aufwand ist diesbezüglich minimal“, betont der Geschäftsführer.

Durchgängige ZUGFeRD-Abwicklung: Rückverfolgung von der Rechnung bis zur Bestellung
Ein doppelter Nutzen ergab sich im Bestellwesen: Die Rechnungsprüfung und der Abgleich mit Bestellungen war bisher ein zeitraubender und aufwendiger Prozess für die EDV-Mitarbeiter des SHK-Betriebs. Das Support-Team von Streit nahm sich der Situation an und stimmte sich intensiv mit dem Großhändler Herbert Heldt KG (Mitglied der GC-Gruppe) ab und machte sich gleichzeitig mit den Abläufen bei der Alfred Pieper GmbH vertraut. Das Ergebnis: Der aufwendige Rechnungsprüfungs-Prozess des SHK-Betriebs konnte um ein Vielfaches beschleunigt und vereinfacht werden. Mithilfe der UGL-Schnittstelle wurde der Beschaffungsprozess aus der Software heraus automatisiert. Büromitarbeiter legen bei einer Materialabholung durch Monteure leere Bestellungen an, die mit Bestellnummern versehen werden. Nach Import der Position und der Bestellung wird automatisch eine ZUGFeRD-Rechnung mit derselben Nummer übertragen. Dabei ist es egal, ob die Bestellung über den zentralen Einkauf im Betrieb oder vor Ort „an der Theke“ getätigt wird. Ein Glücksfall für die zuständige EDV-Mitarbeiterin Brigitte Hersebrock: „Ich spare jetzt mehr als die Hälfte der Zeit bei der Rechnungsprüfung, da Rechnungsnummern und Bestellnummern aufsteigend sortiert und somit besonders schnell abzugleichen sind. Die tolle Betreuung durch Streit Datentechnik hat zudem geholfen, dass wir die Abläufe und Funktionsweise sehr schnell verinnerlicht haben.“ Auch der Großhändler sei mit der Integration von ZUGFeRD sehr zufrieden, da „Streit V.1“ die automatische Ausgabe von ZUGFeRD ohne externen Dienstleister und somit ohne zusätzliche Kosten für die Handwerksbetriebe ermöglicht. „Die Investition in ‚Streit V.1‘ erweist sich immer wieder als richtige Entscheidung. Und die erkannten Organisationspotenziale wurden auch in Bezug auf ZUGFeRD perfekt gelöst“, bestärkt Bernd Pieper abschließend seine Entscheidung für die Softwarelösung.

Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen. Das frei zugängliche Format vereinfacht den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und macht die Prozesse im Rechnungswesen effizienter. Das Format besteht aus einer visuellen Darstellung im PDF-Format und aus maschinenlesbaren Daten im XML-Format, die als Anhang beigefügt sind. ZUGFeRD soll eine einwandfreie Weiterverarbeitung der Daten und Ansicht der Rechnung gewährleisten. Seit November 2020 sind elektronische Rechnungen für öffentliche Aufträge des Bundes verpflichtend. Um das ZUGFeRD-Format zu erzeugen, auszulesen oder weiterzuverarbeiten, wird eine Software benötigt, die ZUGFeRD unterstützt.

Bilder: Alfred Pieper

www.streit-datec.de