1. März 2022

Teil 1: Ärger mit dem Finanzamt und Reklamationen von Kunden vermeiden

Fehlerhaft gestellte Rechnungen können nachteilige steuerliche Konsequenzen haben. Zudem ärgern sich Kunden, wenn sie eine Rechnung aufgrund von formalen Mängeln reklamieren müssen, und der Zahlungseingang beim Rechnungssteller verzögert sich. Teil 1 einer zweiteiligen Reihe vermittelt die Grundlagen der Rechnungsstellung.

Für den einen eine Last, für den anderen die schönste Aufgabe des unternehmerischen Handelns: das Schreiben von Rechnungen. Die Rechnungsstellung ist eine unternehmerische Tätigkeit, mit der sich SHK-Handwerker auskennen und die sie nicht nebenbei erledigen sollten. Sonst können sich leicht Fehler einschleichen. Darüber hinaus ergeben sich aber auch Pflichtverletzungen aus Unkenntnis der rechtlichen Vorschriften. Unannehmlichkeiten und Ärger mit Finanzbehörden können die Folge sein, Betroffene sind neben dem ausstellenden Betrieb auch seine Kunden.

Eine Fakturierung ist verpflichtend

Wenn ein Handwerksbetrieb ein Produkt verkauft oder eine Leistung erbringt, muss er gegenüber einer juristischen Person, also z. B. einem Unternehmen, darüber spätes tens nach sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Bei privaten Empfängern gilt diese Verpflichtung nicht, es sei denn, die Leistungen erfolgten in Zusammenhang mit einem Grundstück (Regelung von August 2004, Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit. Darunter fallen z. B. Wartungsarbeiten an der Heizungsanlage, der Austausch einer Badarmatur, eine Badsanierung oder der Austausch von Heizkörpern). Wer die Rechnung an einen Geschäftspartner zu spät versendet, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die das Finanzamt mit bis zu 5000 Euro Bußgeld ahnden kann. Bei Privatkunden gibt es diese Regelung nicht. Allerdings gibt sich der Handwerker den Anschein einer nachlässigen Geschäftsführung, wenn eine Rechnung mit monatelanger Verzögerung gestellt wird. Eine unregelmäßige Fakturierung beeinträchtig darüber hinaus die eigene Liquidität und sollte allein deshalb vermieden werden.

Das gehört auf eine Rechnung

Fehler in einer Rechnung sind besonders lästig. „Die Korrektur kostet Zeit, die Buchhaltung stimmt nicht mehr, und oft setzen sich die Fehler in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen fort“, sagen Steuerexperten. Ist der Kunde vorsteuerabzugsberechtigt, ist er besonders betroffen, da sein Finanzamt nur korrekt ausgestellte Rechnungen als Beleg für rechtmäßigen Vorsteuerabzug akzeptiert.

Damit eine Rechnung gültig ist, muss sie zwingend alle Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören zunächst einmal der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsstellers sowie des Rechnungsempfängers. Nur den Namen des Empfängers der Lieferung oder Leistung zu nennen, reicht nicht aus. Außerdem ist die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens zu nennen.

Die Rechnung ist mit einer Rechnungsnummer aus einer oder mehrere Zahlen- und ggf. Buchstabenreihen zu versehen. Die Zahlen sollten fortlaufend sein, was für den aussendenden Betrieb zudem sicherstellt, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird.

Verpflichtend ist weiterhin, das Ausstellungsdatum der Rechnung, sowie den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung anzugeben. Das gilt auch, wenn Rechnungs- und Liefer- bzw. Leistungsdatum auf denselben Tag fallen. Wird eine Anzahlung abgerechnet, muss dies auf der Rechnung gesondert vermerkt werden, z. B. mit dem Zusatz „Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung“. Ist der Zeitpunkt der Lieferung bereits bekannt, gibt der Rechnungssteller diesen an, wenn nicht, nennt er den voraussichtlichen Termin.

Das Entgelt, der Steuerbetrag und der gültige Steuersatz, 7 % oder 19 %, müssen in der Rechnung einzeln aufgelistet bzw. aufgeschlüsselt werden. Nur in Ausnahmefällen kann der Steuerbetrag unter Angabe der unterschiedlichen Steuersätze in einer Summe ausgewiesen

Skonti, Boni oder Rabatte sind im Vorhinein vereinbarte Entgeltminderungen. Der Minderbetrag darf als Netto- oder Bruttowert, aber auch in Prozent angegeben werden, z. B. „3 % Skonto bei Zahlung bis…“.

Unter bestimmten Umständen sind Umsätze steuerfrei. Für diese Fälle gelten wiederum eigene Vorgaben bezüglich der Rechnungslegung, die hier jedoch nicht dargestellt werden.

Erleichternde Vorschriften für Kleinbeträge

Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto, kann auf die Empfängeranschrift verzichtet werden, lediglich der eigene Name und die eigene Anschrift sind vollständig anzugeben. Pflicht sind darüber hinaus Ausstellungsdatum, Menge und Art der gelieferten Gegenstände, die erbrachte Leistung, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe, sowie der anzuwendende Steuersatz.

Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung bedeutet, dass das Finanzamt darauf verzichtet, die Umsatzsteuer zu erheben. Unternehmer, die diese Regelung in Anspruch nehmen, sind von den damit einhergehenden Aufgaben – Buchen von Vorsteuer, Ausweisen der Umsatzsteuer, Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Umsatzsteuererklärung – entlastet. Sie müssen dies in der Rechnung angeben, etwa mit dem Satz „Gemäß § 19 UstG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“. Alle weiteren Regelungen zur Rechnungsstellung gelten dessen ungeachtet.

Die Kleinunternehmerregelung können Freiberufler oder Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn im Jahr der Gründung bzw. im Vorjahr pro Monat der Geschäftstätigkeit nicht mehr als 1833 Euro, höchstens 22 000 Euro, Gesamtumsatz erwirtschaftet wurden und der Gesamtumsatz im laufenden Jahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Corporate Design und mehr

Auch wenn es zur Gestaltung einer Rechnung keine Vorschriften gibt, macht es sich gut, dieser eine ansprechende Form zu geben – vorzugsweise im Unternehmensdesign. Denn schließlich ist die Rechnung genauso ein Aushängeschild für das professionelle Unternehmen wie die Website, wie Flyer oder andere Marketingformate. Die Empfehlung lautet daher: Logo, Geschäftsfarben und Unternehmensschriften verwenden und die Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe nach DIN 5008 beachten.

Rechnungen von Handwerkbetrieben können, aber müssen nicht unterschrieben werden. Persönliche Unterschriften sind eher schmückendes Beiwerk, wenn man der Rechnung eine persönliche Note verleihen möchte. Wichtiger ist: Eine Dankesformel für den erteilten Auftrag erfreut Kunden und trägt zu ihrer Bindung bei.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Alle Rechnungen, die ein Betrieb ausstellt oder erhält, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Aufbewahrung auf digitalen Speichermedien ist möglich, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

Die Zehnjahresfrist gilt ebenso für andere Bücher und Aufzeichnungen wie Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege. Belege sind so zu archivieren, dass sie auch nach zehn Jahren noch lesbar sind. Quittungen auf Thermopapier z. B. sollten in Papierhüllen oder Plastikfolien ohne Weichmacher aufbewahrt werden. Ein Kopieren oder Scannen ist darüber hinaus empfehlenswert.

Eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für eine Rechnung gilt für Privatpersonen, die eine Bauleistung beauftragen. Gemäß dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit muss der Handwerksbetrieb ihnen eine Rechnung ausstellen. Der Auftraggeber muss die Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren, und zwar ab dem 31. 12. des Jahres, in dem sie ausgestellt wurde. Wichtig: Darauf muss der Betrieb in der Rechnung hinweisen.

Bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht, droht ein Bußgeld. Es beträgt für einen nichtunternehmerischen Leistungsempfänger bis zu 500 Euro, für einen Unternehmer bis zu 5000 Euro.

Die inhaltlichen Vorgaben gelten auch für auf digitalem Wege versendete Rechnungen. Was zudem gilt, wie Rechnungen korrigiert und säumige Zahlungen angemahnt werden können, ist Thema im nächsten Teil. Grundsätzlich gilt: Fragen zu Rechnungsthemen beantworten Fachanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, sowie die Fachleute bei Handwerkskammern und den Landesinnungsverbänden.

Autorin: Angela Kanders, freie Journalistin

Allgemeine Pflichtangaben auf Rechnungen auf einen Blick

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Dienstleistung (Monatsangabe reicht)
• Entgelt, nach Steuersätzen aufgeteilt und darauf entfallender Steuerbetrag
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts wie Rabatte, Boni, Skonti etc.
• Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %)
• Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers, wenn dieser kein Unternehmer ist
• Hinweis bei Kleinunternehmern: „Gemäß § 19 UstG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“ 

Quelle: IHK Berlin und Steuerberaterkammer München