27. Juni 2019

Digitale Nachrichten optimal organisieren

Elektronische Kommunikation bringt viele Vorteile. Doch die tägliche E-Mail-Flut kann auch zu Stress führen. Umso wichtiger ist es, den digitalen Posteingang so zu organisieren, dass sich alle Vorgänge schnellstmöglich erledigen lassen.

Bei der Kommunikation per E-Mail profitieren SHK-Handwerksbetriebe von einer spürbaren Zeitersparnis: Nachrichten lassen sich überall per PC, Tablet oder Smartphone lesen und verfassen. Außerdem landen sie innerhalb weniger Sekunden im Posteingang des Empfängers.
E-Mails sind damit deutlich schneller und kostengünstiger als Briefe. Weitere Vorteile für SHK-Handwerker: Mitarbeiter halten nicht nur mühelos den Kontakt zu Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen, sondern bleiben auch per Mail-Newsletter bei verschiedensten Themen immer auf dem Laufenden.
Allerdings können digitale Nachrichten auch Stress hervorrufen – denn die Zahl der täglich versendeten Mails ist imposant: Das Statistikportal www.statista.de schätzt, dass im Jahr 2018 in Deutschland rund 917 Mrd. Nachrichten versendet wurden. Damit hätte sich die Anzahl im Vergleich zu 2013 nahezu verdoppelt. Hinzu kommen viele unerwünschte Mails: Laut Symantec Intelligence Report beträgt der Anteil von Spam im Posteingang von Unternehmen fast 55 %.

Unterordner mit automatischer Sortierung
Doch es gibt wirksame Mittel gegen stressige E-Mail-Fluten – die Bewältigung ist nur eine Frage der richtigen Organisation. Ein erster Schritt ist die Strukturierung des Posteingangs. Wenn Mails direkt in aussagekräftige Unterordner wie „Kunden“, „Geschäftspartner“, „Newsletter“ und „Privat“ einsortiert werden, erhöht das den Überblick gewaltig. Die Sortierung erfolgt in fast allen Mail-Programmen automatisch, wenn entsprechende „Regeln“ definiert werden (s. Kasten). So landen Nachrichten von bestimmten Absendern oder an bestimmte eigene Mail-Adressen (z. B. rechnung@meinefirma.de oder angebot@meinefirma.de) künftig immer automatisch im richtigen Unterordner. Mit dem Anlegen von Unter-Unterordnern lässt sich bei Bedarf noch mehr Transparenz schaffen, zum Beispiel für „Produkte“, „Materialbeschaffung“ „Angebote“, „Offene Rechnungen“ und „Bezahlte Rechnungen“. Möglich sind auch eigene Ordner für wichtige Einzelkunden oder Geschäftspartner.
Um unerwünschte Werbemails automatisch auszusortieren, bringen viele Mail-Programme heute bereits eigene Spamfilter mit. Über den Spamordner sollte man hin und wieder den Blick schweifen lassen, um eventuell verirrte Geschäftsmails wieder herauszufischen.
Unbedingt vermeiden sollten Betriebe eine der größten Unsitten in Büros: Das zeitaufwendige Ausdrucken und Abheften von Mails. Dies ist meist unnötig, denn alle Nachrichten lassen sich bei Bedarf digital archivieren. Selbst Finanzämter erkennen ausgedruckte Rechnungen nicht an, denn digitale Rechnungen müssen immer in ihrer ursprünglichen, unveränderbaren Originalform vorliegen.
Wer sich mit Newslettern auf dem Laufenden hält, sollte nach kurzer Zeit selektieren: Welche Quellen sind nützlich, welche Zeitverschwendung? Unnötige Newsletter gehören abbestellt. Geradezu lähmend können auch sogenannte „CC“-Nachrichten sein – also Mail-Kopien, die an Mitarbeiter oder andere Empfänger versendet werden. Denn so muss jeder Empfänger viel Zeit aufwenden zum Lesen, Archivieren oder Löschen – selbst, wenn ihn die Inhalte gar nicht betreffen. Deshalb sollte man sich vor jedem Mail-Versand gründlich überlegen, wer die Informationen wirklich benötigt.

Maximal drei Mal am Tag Mails checken
Kommunikationsexperten raten dazu, eingehende E-Mails nicht zu oft abzurufen, da dies den Arbeitsfluss unterbricht und die Produktivität mindert. Ein bis höchstens drei Mal am Tag ist in den meis­ten Fällen ausreichend. Wer unterwegs ist und nur wenig Zeit hat, kann auch nur schauen, ob etwas Wichtiges hereingekommen ist – und die Beantwortung nach Möglichkeit auf den nächsten Tag verschieben.
Trotzdem bleiben E-Mails ein schnelles Medium: Kunden und Geschäftspartner erwarten eine Antwort meist innerhalb von 24 bis 48 Stunden. Wenn die Beantwortung länger dauert, sollte man eine kurze Zwischennachricht senden, dass die Angelegenheit in Bearbeitung ist. Das Schreiben von E-Mails sollten Betriebe immer konzentriert erledigen – bei Bedarf auch mit Unterstützung der Seite www.duden.de. Denn Auftreten, Seriosität und Kompetenz können leiden, wenn eine Mail mit Flüchtigkeits-, Rechtschreib- und Kommafehlern gespickt ist.

Autor: Thomas Busch, Fachjournalist

Posteingang optimieren mit Outlook 365 und Outlook 2019

1. Starten Sie Outlook. Klicken Sie dann in der Ordnerliste (links am Rand) mit der rechten Maustaste auf „Posteingang“. Wählen Sie „Neuer Ordner“.
2. Geben Sie den neuen Ordner-Namen ein (z. B. „Kunden“, „Newsletter“ oder „Privat“) und bestätigen Sie mit „OK“.
3. Nun können Sie Outlook anweisen, eingehende Mails künftig direkt in den richtigen Unterordner zu verschieben. Klicken Sie dazu auf den Reiter „Start“, anschließend im Menü­band auf „Regeln“. Dann auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
4.  Wählen Sie „Neue Regel“. Entscheiden Sie sich nun für eine Option, z. B. „Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben“ oder „Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben“. Klicken Sie unten auf „Weiter“.
5. Wählen Sie eine oder mehrere Bedingungen aus, die für das Verschieben erfüllt sein müssen („1. Schritt“). Zum Beispiel „Die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt“ oder „Mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse“. Legen Sie im unteren Kasten („2. Schritt“) bei Bedarf weitere Details der jeweiligen Bedingung fest. Klicken Sie auf „Weiter“.
6. Entscheiden Sie, was mit der Nachricht passieren soll („1. Schritt“), z. B. „Diese in den Ordner (Zielordner) verschieben“. Legen Sie im unteren Kasten („2. Schritt“) bei Bedarf weitere Details der jeweiligen Bedingung fest – zum Beispiel den Namen des Zielordners. Klicken Sie auf „Weiter“.
7.  Bestimmen Sie Ausnahmen („1. Schritt“), z. B. „Außer mit bestimmten Wörtern im Text“. Legen Sie im unteren Kasten („2. Schritt“) bei Bedarf weitere Details der jeweiligen Bedingung fest. Wollen Sie keine Ausnahmen definieren, wählen Sie einfach nichts aus. Klicken Sie unten auf „Weiter“.
8. Vergeben Sie einen Regel-Namen („1. Schritt“) und wählen Sie gewünschte Regel-Optionen („2. Schritt“), z. B. „Diese Regel aktivieren“ und „Diese Regel auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im Ordner Posteingang befinden“.
9. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „Fertig stellen“. Nun werden eingehende Mails nach der von Ihnen festgelegten Regel automatisch in den angegebenen Unterordner verschoben.
10. Nach demselben Muster können Sie nun weitere Unterordner anlegen und Regeln definieren, die Ihnen künftig die Sortierarbeit abnehmen.

Wichtige Fachbegriffe kurz erklärt

E-Mail
Abkürzung für „Electronic-Mail“ (elektronische Post), bezeichnet den Austausch digitaler Nachrichten über das Internet oder ein Netzwerk.

IMAP
Das „Internet Message Access Protocol“ ermöglicht, Mails in Hilfsprogrammen wie Outlook offline zu bearbeiten. Dabei verbleibt die Post im Gegensatz zum POP3-Abruf auf dem Server.

POP3/SMTP
Mit Unterstützung des „Post Office Protocol 3” wird die elektronische Post direkt auf den Rechner heruntergeladen, ohne den jeweiligen Web-Dienst per Hand anzusteuern. Das „Simple Mail Transfer Protocol“ ist andererseits für den Versand zuständig.

PGP
Abkürzung für „Pretty Good Privacy“. PGP ist ein Programm zur Verschlüsselung von Mails und Dateien. Die Software arbeitet mit fast allen gängigen Mail-Programmen zusammen. Das Entschlüsseln von Daten gelingt anhand definierbarer Passwörter.

Protokoll
Als „Protokoll“ werden Regeln, Formate und Arten der Datenübermittlung zwischen zwei Endgeräten bezeichnet, z. B. zwischen zwei PCs oder zwischen Computern und Smartphones.

Spam
Ursprünglich die amerikanische Bezeichnung für Dosenfleisch (Abkürzung von „Spiced Pork And Meat“). Heute werden mit diesem Begriff unerwünschte, massenhaft versendete Werbemails bezeichnet.

Spam-Filter
Spezielle Programme zum Herausfiltern unerwünschter Werbe-Mails (Spam). Kriterien sind bestimmte Schlagworte, Absender oder die Struktur der E-Mail.

SSL-Login
Das „Secure-Socket-Layer-Protocol“ sorgt für eine verschlüsselte Daten­übertragung zwischen eigenem PC und dem Mail-Server im Internet – erkennbar durch ein Schloss-Symbol in der Statusleiste.

Virenscanner
Ein Virenscanner ist eine Software, die Computerviren, -würmer und andere Gefahren erkennen und beseitigen kann.