Durch den Umstieg auf elektronische Rechnungen profitieren SHK-Betriebe von vielen Vorteilen – denn sie können langfristig viel Zeit und Geld sparen. Kleine Betriebe benötigen dazu nicht mehr als eine Mail-Adresse und ein Office-Programm, das PDFs generieren kann. Größere Betriebe setzen meist auf Software-Pakete mit Modulen für elektronische Rechnungen.

Etwa die Hälfte der Unternehmen in Deutschland bevorzugt elektronische Rechnungen. Das geht aus der aktuellen Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017“¹) hervor. Demnach schätzen sowohl kleine als auch große Unternehmen bei elektronischen Rechnungen vor allem Kosten- und Effizienzvorteile. „Einige Unternehmen gaben an, dass sie mit 60 % und mehr Ersparnis je Rechnung kalkulieren, wenn sie anstatt papierhafter Rechnungen elektronische Rechnungen versenden und die Prozesse auch beim Rechnungseingang digitalisieren“, erklärt Holger Seidenschwarz, Projektleiter und Verantwortlicher für die Studie beim Institut ibi research. „Hier schlummert enormes finanzielles Potenzial.“ Denn Betriebe sparen bei elektronischen Rechnungen gleich mehrfach: Es fallen weder Papier- noch Portokosten an – und die Rechnung ist per E-Mail-Anhang innerhalb weniger Sekunden beim Empfänger. Auch die Archivierung von digitalen Rechnungen ist deutlich einfacher und platzsparender. Ein Rechenbeispiel: Bei 500 Rechnungen pro Jahr liegt allein die jährliche Port-Ersparnis bei 350 Euro. Außerdem entfallen die Kosten für Papier, Briefumschläge und Druckertoner-/tinte. Auch Büromaterial und Ordner zur Archivierung der Rechnungen sind künftig überflüssig. Darüber hinaus sparen Unternehmen die Zeit zum Kuvertieren, Frankieren sowie die regelmäßigen Wege zum Briefkasten.

Elektronische Signatur nicht mehr nötig
Seit 2011 sind elektronische und Papierrechnungen durch das Steuervereinfachungsgesetz gleichgestellt. In der Praxis bedeutet dies: Für digitale Rechnungen ist weder eine elektronische Signatur noch das EDI-Verfahren vorgeschrieben („Electronic Data Interchange“, elektronische Datenanbindung von Unternehmen). Beides ist zwar immer noch möglich, Vorsteuerabzüge werden aber unabhängig von diesen Verfahren von allen Finanzämtern anerkannt – sofern alle Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes eingehalten sind. Damit lohnt sich die Umstellung gleichermaßen für große und kleine Betriebe, denn die Umsetzung ist ohne großen Aufwand möglich. Es sind lediglich einige rechtliche Vorschriften zu beachten.

Rechtliche Vorschriften für digitale Rechnungen
Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist auf vielen Wegen möglich, z. B. per E-Mail-, E-Post- oder DE-Mail, aber auch als Download. Um die steuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen nicht zu gefährden, müssen Betriebe allerdings einige rechtliche Vorschriften beachten. Dazu zählen unter anderem:

Lesbarkeit
Die Rechnungsdatei muss mit aktueller Hard- und Software problemlos anzuzeigen sein.

Echtheit und Unversehrtheit
Dazu zählen die eindeutige Identität des Rechnungsstellers sowie die Unveränderbarkeit aller Inhalte – inklusive der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben. Für elektronische Rechnungen rechtlich korrekt und empfehlenswert ist das PDF-Format. Enthält der begleitende E-Mail-Text rechnungsrelevante Hinweise wie Skontover­einbarungen oder steuerliche Informationen, so muss auch die Mail archiviert werden.Zulässige Rechnungsformate sind auch Bilddateien wie TIF oder JPG sowie Computer-Fax- oder Fax-Server-Übermittlungen. Ein Word-Dokument erfüllt hingegen in den meisten Fällen nicht den Anspruch an die Unveränderbarkeit der Inhalte. Lediglich bei Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das jede Bearbeitung dokumentiert und nachträgliche Änderungen ausschließt, sind auch Rechnungen als Excel- oder Word-Dokument erlaubt. Mithilfe eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens müssen Betriebe jede ein- und ausgehende elektronische Rechnung prüfen, um die Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit zu gewährleisten. Diese Prüfung kann sowohl elektronisch als auch manuell erfolgen, z. B. durch einen Abgleich aller Daten anhand vorliegender Aufträge, Bestellungen oder Verträge. Darüber hinaus sollten Betriebe die folgenden Punkte sicherstellen:

Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Übermittlung
Eine Zustimmung gilt als stillschweigend erteilt, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt. Natürlich ist es auch möglich, eine Zustimmung vorab schriftlich einzuholen.

Elektronische Archivierung
Digitale Rechnungen müssen ab dem Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses mindestens zehn Jahre lang in ihrem Original-Eingangsformat elektronisch archiviert werden. Dabei müssen Betriebe die elektronische Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit jederzeit sicherstellen. Ohne Original-Dokument wird der Vorsteuerabzug nicht gewährt, denn Betriebsprüfer und Finanzämter erkennen Ausdrucke von elektronischen Rechnungen nicht an. Alle Details regelt § 14b UstG.

Organisatorische Vorbereitungen 
Für den Empfang und Versand von digitalen Rechnungen kann die Nutzung einer eigenen E-Mail-Adresse hilfreich sein, z. B.: rechnungen@meinbetrieb.de. Der Vorteil: Alle Nachrichten, die Rechnungen enthalten oder sich darauf beziehen, können direkt identifiziert werden. Wenn im E-Mail-Postfach zusätzlich eigene Verzeichnisse für ein- und ausgehende Rechnungen angelegt werden, sind diese außerdem jederzeit schnell durchsuchbar. Bei Bedarf ist auch eine weitere Unterteilung der jeweiligen Rechnungsordner möglich, z. B. nach Jahr, Kunde oder Geschäftspartner. Damit eingehende Rechnungen nicht unbemerkt im Spam-Filter verschwinden, sollte dieser regelmäßig durchgesehen werden.

Ausgehende Rechnungen
Wenn Betriebe selbst elektronische Rechnungen versenden wollen, ist die Vorgehensweise zunächst identisch wie bei Papierrechnungen. Im ersten Schritt erfolgt die Erstellung der Rechnung, z. B. manuell per Textverarbeitungsprogramm oder per Rechnungssoftware – natürlich mit allen formal und rechtlich vorgeschriebenen Informationen. Abschließend wird diese jedoch nicht ausgedruckt, sondern in einem Format gespeichert, das sich nachträglich nicht bearbeiten lässt. Besonders bewährt hat sich das PDF-Format, da dieses mit wenig Aufwand speicher- und lesbar ist. Abschließend wird die elektronische Rechnung per Mail an den Geschäftspartner oder Kunden versendet. Um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten, sollte vorab eine Absprache erfolgen, an welche E-Mail-Adresse die Rechnung gewünscht ist. Zur abschließenden Archivierung empfiehlt es sich, getrennte Verzeichnisse für versendete und bereits bezahlte Rechnungen zu erstellen – am besten jeweils unterteilt nach Jahren und/oder Kunde.

Eingehende Rechnungen
Wenn ein Betrieb entschieden hat, dass eingehende Rechnungen künftig auch in elektronischer Form akzeptiert werden, ist das folgende Vorgehen empfehlenswert: Direkt nach Eingang einer Rechnung sollte geprüft werden, ob sie alle formalen Kriterien erfüllt – vor allem die des Steuerrechts. Ist alles korrekt, kann die Rechnung zur Weiterbearbeitung in einen anderen Ordner verschoben werden, z. B. „Geprüft“. So sind ungeprüfte und geprüfte Rechnungen jederzeit sauber voneinander getrennt. Die inhaltliche Prüfung (Echtheit der Herkunft, erbrachte Leistungen, Absender und Rechnungsaussteller) kann gleichzeitig oder in einem nachfolgenden Schritt erfolgen. Ist eine Rechnung fehlerhaft, sollte dies dem Absender umgehend mitgeteilt werden – mit der Bitte um eine korrigierte Rechnung. Denn fehlerhafte Rechnungen dürfen ausschließlich vom Rechnungssteller bearbeitet werden. Zur besseren Nachvollziehbarkeit sollten beanstandete Rechnungen in einem eigenen Ordner gespeichert werden, z. B. „Neu angefordert“. Beim Verbuchen von digitalen und Papierrechnungen gibt es keine Unterschiede, solange die vom Bundesfinanzministerium formulierten „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) eingehalten werden. Allerdings kann es hilfreich sein, für beide Rechnungsarten getrennte Konten anzulegen, um schnellere Auswertungen zu ermöglichen. Es empfiehlt sich, alle positiv geprüften Rechnungen zeitnah an die eigene Buchhaltung oder den Steuerberater weiterzuleiten. Um intern den Überblick zu behalten, sollten beglichene Rechnungen in einen eigenen Ordner verschoben werden, z. B. mit dem Namen „Bezahlt“.Die finale Archivierung sollte immer nach einem nachvollziehbar strukturierten Schema erfolgen, etwa nach Datum und Rechnungsnummer. In jedem Fall ist darauf zu achten, dass die Rechnungen nicht nachträglich geändert werden können. Um Datenverlust zu vermeiden, sollte ein Backup-System zum Einsatz kommen, das täglich Kopien aller Rechnungen anfertigt und sicher speichert.

Rechtssicheres Format: ZUGFeRD
Ein empfehlenswertes und kostenloses Format für elektronische Rechnungen, das sich im Geschäftsalltag immer mehr durchsetzt, ist „ZUGFeRD“. Die Abkürzung steht für „Zentraler User-Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Mittlerweile unterstützen immer mehr Softwarepakete zur Nutzung von elektronischen Rechnungen diesen Standard, der seit Kurzem in der Version 2.0 auch EU-Richtlinien entspricht. ZUGFeRD basiert auf dem Format „PDF/A-3“ und bettet eine XML-Rechnung in eine PDF-Datei ein. Auf diese Weise werden strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch die eigentliche Rechnung (als PDF) per E-Mail übermittelt. Der Vorteil: Das genutzte PDF-Format erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung, gleichzeitig lassen sich die XML-Daten direkt auslesen und automatisiert weiterverarbeiten. Weitere Informationen unter www.ferd-net.de.

Autor: Thomas Busch, freier Journalist

¹) Studie durchgeführt im Sommer 2017 von ibi research an der Universität Regensburg GmbH

Linkliste gesetzlicher Vorschriften für elektronische Rechnungen

• Umsatzsteuer: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung durch das  Steuervereinfachungsgesetz 2011: bit.ly/2EB6sXj
• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS): bit.ly/2NW98HY
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD): bit.ly/2jmIlS6
• FeRD: Die elektronische Rechnung – ein Praxisleitfaden fürUnternehmen: bit.ly/2o8Zl2c

Checkliste: Software für elektronische Rechnungen

• Module: Welcher Funktionsumfang wird benötigt? Welche Module gibt es?
• Installation: Auf wie vielen Computern soll die Software installiert werden?
• Umfang:Für die Verwaltung wie vieler Kunden und/oder Mitarbeiter soll die Software ausgelegt sein?
• Testphase: Bietet der Hersteller einekostenlose Test-Version?
• Kosten: Wie hoch sind die einmaligen und später regelmäßig anfallenden Kosten?Also Anschaffungspreis, Updates, monatliche/jährliche Nutzungsgebühren?

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