14. Mai 2021

Verfahrensdokumentation sichert die Buchführung ab

Die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) gilt als Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist. Das bedeutet: Eine professionelle Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Schritt zur Unangreifbarkeit der eigenen Buchhaltung. Für Handwerksunternehmen kann sich der Aufwand lohnen: Die Dokumentation ist eine gute Basis für eine entspannte Betriebsprüfung und vermeidet viele Schwierigkeiten im allgemeinen steuerlichen Handling.

Die Anforderungen an die Belegablage und Buchführung werden immer größer. Davon sind Unternehmen aller Größen und Branchen betroffen, sodass sich auch Handwerksfirmen damit beschäftigen müssen, wie sie sich in diesem Bereich professionell aufstellen. Die Risiken sind weitreichend, und gerade bei einer Betriebsprüfung kann eine nicht ordnungsgemäße Buchführung zu hohen Nachforderungen führen. Schließlich wird bei einer Betriebsprüfung auch festgestellt, ob Unternehmen eine ordnungsgemäße Buchführung haben, also ob diese vollständig, lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar ist. Denn: Wer in seinem Betrieb buchführungsrelevante Daten elektronisch verarbeitet, der braucht eine Verfahrensdokumentation – so schreiben es die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vor. Die GoBD definieren auch, wie eine ordnungsgemäße Buchführung auszusehen hat.

Das Problem: Es fällt immer wieder auf, dass viele Betriebe nicht wissen, wie wichtig die Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung ist – oder dass sie den Aufwand scheuen, diese zu implementieren und dauerhaft zu pflegen. Dabei ist die Verfahrensdokumentation ein ganz wesentlicher Punkt bei der Einhaltung der GoBD und dient dem Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind. Zudem gilt sie als Zusammenfassung, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist. Mittlerweile ist die Verfahrensdokumentation oftmals der erste Punkt, den sich Betriebsprüfer anschauen; die Prüfung, ob alle ertrags- und umsatzsteuerlichen Pflichten erfüllt sind, kommt erst danach.

Betriebsprüfung
Das klingt zunächst nach einer Verschärfung für Unternehmen, die wieder Geld kostet und Ärger macht. Die Verfahrensdokumentation kann jedoch dabei helfen, die Betriebsprüfung einfacher abzuwickeln. Eine professionelle Dokumentation stellt eine Art Handbuch für den Prüfer dar und hilft ihm, sich in der Buchführung zurecht zu finden. Nach der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen das Recht, die mithilfe eines (elektronischen) Datenverarbeitungssystems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu überprüfen. Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick erlauben und für das Verständnis des Datenverarbeitungssystems notwendig sind.

Die Praxis zeigt: Wenn der Betriebsprüfer sieht, dass alles durchdacht und dokumentiert ist und regelmäßig intern kontrolliert wird, dann wird er kleine Fehler eher verzeihen, statt gleich die ganze Buchführung zu verwerfen. Und das ist ein erhebliches Risiko: Ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt unter bestimmten Voraussetzungen Hinzuschätzungen vornehmen.

Belege vor Verlust und Verfälschung schützen
Um die Nachprüfbarkeit und die Nachvollziehbarkeit der kompletten Buchführung des Unternehmens sicherzustellen, muss die Verfahrensdokumentation alle technischen und organisatorischen Prozesse abbilden. Nach den GoBD ist jeder Geschäftsvorfall urschriftlich beziehungsweise als Kopie der Urschrift zu belegen. Aus der Dokumentation muss ersichtlich sein, wie die Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden und wie diese beispielsweise gegen Verlust und Verfälschung geschützt sind.

IT-Systeme
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aller steuerlich relevanten Dokumente muss zudem sichergestellt sein, dass die in der Dokumentation dargelegte Vorgehensweise dem in der Praxis gelebten Verfahren vollständig entspricht. Der wichtigste Aspekt ist dabei der eigentliche Prozess der Belegerfassung und -verarbeitung. Dabei müssen Unternehmen dokumentieren, welche IT-Systeme zum Einsatz kommen, welche Maßnahmen getroffen wurden, um die erfassten Belege vor Verlust oder Verfälschung zu schützen und um alle Zugriffe auf die Belege zu dokumentieren, und welche firmeninternen Kontrollen es gibt, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben der GoBD eingehalten wurden. Einige Branchensoftwarelösungen decken den gesamten Vorgang der Verfahrensdokumentation bereits ab und unterstützen so die Betriebe bei ihrer täglichen Arbeit.

Wichtig: Wenn sich das Verfahren zum Erfassen und Bearbeiten der Belege verändert und/oder es zu Änderungen des IT-Systems kommt, dann muss dies in der Verfahrensdokumentation festgehalten werden. Ergänzend sind regelmäßige, stichprobenartige Kontrollen wichtig. Denn eine einmalige Einrichtung ohne konsequente Weiterentwicklung erfüllt nicht die Vorgaben des Gesetzgebers.

Autor: Sebastian Loosen, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei der multidisziplinären Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH – Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft

www.wws-gruppe.de

Nachgefragt

IKZ-HAUSTECHNIK: Herr Loosen, noch einmal kurz auf den Punkt gebracht: Warum ist die Verfahrensdokumentation so wichtig?

Sebastian Loosen: Eine professionelle Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Schritt zur Unangreifbarkeit der eigenen Buchhaltung. Unternehmer und Geschäftsführer sind also gefragt, sich eingehend damit zu befassen und idealerweise mit einem versierten Berater diese Maßnahmen kontinuierlich umzusetzen.

IKZ-HAUSTECHNIK: Worauf kommt es bei der Dokumentation für Handwerksbetriebe an?

Sebastian Loosen: Handwerksunternehmen sollten mit Augenmaß bei der Implementierung vorgehen. Dazu gehören beispielsweise die Dokumentation von Eingangs- und Ausgangsrechnungen und der Inventur, der Zahlungsverkehr über Banken, die Verbuchung von Bargeldgeschäften, die Ablage von Belegen und Verträgen sowie die Erfüllung der sonstigen Pflichten wie die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und Co. Wichtig ist, ganz individuelle Strukturen in der Verfahrensdokumentation zu entwickeln und konsequent umzusetzen.

IKZ-HAUSTECHNIK: Auf welchen Sonderaspekt müssen Handwerksunternehmer darüber hinaus achten?

Sebastian Loosen: Mittlerweile können Unternehmer selbst entscheiden, welches Speichermedium sie für die Datenaufbewahrung nutzen wollen. Daher sind auch sogenannte Cloud-Systeme regelkonform. Wichtig ist es aber, auf den Standort des Servers zu achten. Liegt dieser im Ausland, muss ein Antrag beim Finanzamt gestellt werden – und zwar bei jeder möglichen Standortveränderung. Um Problemen vorzubeugen, ist es angeraten sich durch Vertragsklauseln über den Serverstandort abzusichern. Zudem darf die Speicherung in einer Cloud aus Sicht der Finanzverwaltung nicht dazu führen, dass der Zugriff auf Daten eingeschränkt wird.