19. Mai 2022

Software für das digitale Handwerksbüro

Office: Tätigkeiten im Handwerksbüro sind zeitaufwendig und halten von der eigentlichen Arbeit ab. Für Pflichtaufgaben wie Buchführung, Angebote, Rechnungen und Projektverwaltung sollten Handwerker deshalb auf digitale Unterstützung setzen: Spezielle Software und Apps, mit denen Betriebe Zeit und Geld sparen können.

Durch effiziente Abläufe bleibt Handwerkern mehr Zeit fürs Kerngeschäft. Trotz des hohen Potenzials setzen zu wenige Handwerksunternehmen digitale Anwendungen um. Dies ist das Ergebnis einer noch immer aktuellen Studie des ZDH (Zentralverband des Deutschen Handwerks) und des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2020. Demnach erfassten 52 % ihre Aufträge über eine CRM-Software (Customer Relation Management) und weniger als jeder dritte Handwerksbetrieb setzt eine ECM-Software (Enterprise Content Management) zur Organisation von Dokumenten ein.

Den Alltag digital steuern

Um den betrieblichen Alltag bestmöglich zu steuern, sind die richtigen Software-Lösungen entscheidend. Angefangen bei der Angebotskalkulation über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Projektverwaltung. „Büro-, Verwaltungs- und Planungsarbeiten können enorm vereinfacht werden, sodass Betriebe wieder Zeit für ihre eigentliche Arbeit und damit ihr Handwerk an sich gewinnen“, erklärt ZDH-Geschäftsführer Karl-Sebastian Schulte.

Für jeden Bereich gibt es spezialisierte Programme und Apps, die sich sowohl im Büro als auch unterwegs per Smartphone und Tablet nutzen lassen. Je nach Digitalisierungsgrad des eigenen Betriebs sollten sich Betriebe einzelne Lösungen aussuchen, die als nächstes eingeführt werden sollen. Einige Software-Lösungen sind zudem modular aufgebaut, sodass einzelne Funktionen später nachrüstbar sind. Ein Vorteil von Software-Lösungen im kaufmännischen Bereich: Module wie Buchhaltung, Angebotserstellung oder Steuererklärung bieten oft automatische Berechnungen und viele Hilfestellungen für gewünschte Funktionen. Das Ausfüllen geht somit sehr viel schneller von der Hand, bei Unklarheiten helfen integrierte Assistenten weiter.

Komplett-Pakete sparen Zeit

Den höchsten Komfort bieten Komplettpakete, die viele verschiedene Bereiche abdecken und alle Daten miteinander vernetzen. Bei der Auswahl einer neuen Software sollten Handwerker allerdings darauf achten, dass der Funktionsumfang den eigenen Bedürfnissen entspricht. Denn komplexe und leistungsfähige Lösungen sind oft teurer und gleichzeitig weniger intuitiv zu bedienen. Um die Liquidität von Betrieben zu erhalten, sind Miet- oder Abo-Modelle von Software und Apps eine gute Lösung. Der größte Vorteil: Die Kosten bleiben kalkulierbar und spätere Updates sind bereits im monatlichen Preis enthalten. Einige Anbieter gewähren Betrieben auch Rabatte, wenn mehrere Mitarbeiter dieselbe Software nutzen.

Die Kosten und die nötige Einarbeitungszeit bei der Umstellung auf digitale Lösungen können sich schnell rentieren: Denn durch höheren Komfort und automatisierte Abläufe sparen Betriebe nicht nur Zeit, sondern auch Geld. So lassen sich Rechnungen schneller stellen, Löhne werden termingerecht abgerechnet und Projektzeitpläne exakt eingehalten. Auch die gesamte Mitarbeiterverwaltung inklusive Urlaubsplanung können Handwerker direkt am PC erledigen. Außerdem lassen sich alle Daten über spezielle Schnittstellen auch schnell weiterleiten, z. B. an den Steuerberater.

Kostenlose Testversionen nutzen

Vor der Entscheidung für eine Softwarelösung sollten Betriebe diese ausführlich testen. Denn nur so lässt sich feststellen, ob Programmmodule einfach zu bedienen sind und den eigenen Ansprüchen entsprechen. Zu diesem Zweck bieten die meisten Hersteller zeitlich beschränkte Testversionen an, um die Software vorab zu prüfen.

Ausgewählte Software für das digitale Handwerksbüro im Überblick.

Customer Relation Management

Customer-Relationship-Management, kurz CRM, steht für Kundenbeziehungsmanagement oder Kundenpflege. CRM bedeutet, dass ein Unternehmen sich konsequent und diszipliniert auf seine Kunden ausrichtet und die Kundenbeziehung strukturiert. Die dazugehörende Dokumentation und Verwaltung ist ein wichtiger Baustein und ermöglicht ein genaues Beziehungsmarketing. Mittels CRM werden Kundenbeziehungen gepflegt.

Enterprise-Content-Management

Enterprise-Content-Management, kurz ECM, beinhaltet Strategien und Methoden zur Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Daten/Dokumenten (Content) im Unternehmen. ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.

Checkliste: So finden Sie die passende Software für Ihren Betrieb 

• Welche Funktionen und Module werden benötigt (z. B. Finanzbuchhaltung, Online-Banking, Lohnabrechnung, Warenwirtschaftssystem) ?
• Ist eine Komplettlösung gewünscht? Oder sollen für verschiedene Funktionen unterschiedliche Softwareprodukte genutzt werden ?
• Auf wie vielen PCs und/oder mobilen Geräten soll die Software installiert werden ?
• Für die Verwaltung wie vieler Mitarbeiter bzw. Kunden muss die Software geeignet sein? Wie viele Mitarbeiter sollen die Software nutzen ?
• Ist die Software intuitiv bedienbar ? Oder sind Mitarbeiter-Schulungen notwendig ?
• Lässt sich die Lösung mit möglichst wenig Aufwand in die vorhandene IT integrieren ?
• Gibt es eine kostenlose Version für einen unverbindlichen Test ?
• Welche einmaligen bzw. Folgekosten fallen an (z. B. einmaliger Anschaffungspreis, Updates, monatliche Nutzungsgebühren)?

Autor: Thomas Busch, freier Journalist