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Wie Sie in wenigen Schritten Service- und Wartungsprozesse digitalisieren können



Wie Sie in wenigen Schritten Service- und Wartungsprozesse digitalisieren könnenBild: 4PS Bausoftware GmbH

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Die Zusammenarbeit in Handwerksunternehmen ist ein komplexer Prozess. Die SHK-Branche befindet sich insbesondere durch sich verändernde Prozesse, ständige Innovationen und einem zunehmenden Bedarf an Digitalisierung in einem rasanten Wandel. Das bringt Herausforderungen mit sich – als zuverlässiger und kompetenter Softwareanbieter steht Ihnen die 4PS Bausoftware GmbH zur Seite, um die Herausforderungen zu bewältigen.

Bild: Oliver Couvigny – Managing Partner 4PS Bausoftware GmbH
Oliver Couvigny – Managing Partner 4PS Bausoftware GmbH

„Mit unserer umfassenden ERP-Software, die mit und für die Handwerker entwickelt wurde, haben wir für alle Geschäftsprozesse im Handwerk die optimale Lösung“, erklärt Oliver Couvigny, Managing Partner bei der 4PS.

Von verschiedenen (Bau)Stellen, Mitarbeiter und Partner ist einiges an Informationen zu orchestrieren. Die richtige Kommunikation bringt im Handwerk Chancen mit sich, eine effiziente Organisation ebenso. Beides zusammen kann den Unterschied im Wettbewerb ausmachen, z. B. bei der Mitarbeiterzufriedenheit oder Gewinnung, die in Zeiten des Fachkräftemangels eine enorme Rolle spielen. 

Von der Erfassung, Bearbeitung und Weiterleitung von Serviceaufträgen an die Monteure, bis hin zur Stundenerfassung, Ressourcenplanung der Mitarbeiter und Werkzeuge, wie auch der Rechnungsstellung und Überwachung – mit der ERP-Software von 4PS, schaffen Sie in Ihrem Handwerksunternehmen eine neue Arbeitsqualität.

Transparenz und Effizienz mit digitaler Unterstützung 

Für die interne und externe Zusammenarbeit im Handwerk ist es besonders wichtig, dass Sie Echtzeit-Informationen mit allen Beteiligten von jeder (Bau)Stelle austauschen können. Nur eine ERP-Software aus der Cloud inklusiver zugehöriger Portale und mobilen Apps bietet, ohne administrative und technologische Hürden, durchgehende, digitale Geschäftsprozesse und zudem zahlreiche Integrationsmöglichkeiten. „Mit der ERP-Lösung 4PS Construct können Handwerksunternehmen Ihre Service- und Wartungsprozesse durchgehend digitalisieren. Damit können Handwerksbetriebe Ihrem Anspruch an Qualität, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz einfach nachkommen“, so Oliver Couvigny, Managing Partner der 4PS Bausoftware GmbH.

Schritt 1: Service- und Wartungsprozesse effizient und digital organisieren

Bei der Digitalisierung der Handwerksunternehmen sollten Sie mit der Organisation der Service- und Wartungsaufträge beginnen. Ein Beispiel: Empfangen Sie zuallererst die Aufträge strukturiert über eine zentrale Online-Kommunikationsplattform, wie 4PS Control, um sie für die weitere Bearbeitung zu bündeln. Die in der ERP-Lösung 4PS Construct integrierte Kommunikationsplattform sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Dadurch werden die Verwaltung Ihrer Aufträge und Informationsflüsse um das Maximum vereinfacht. 

Schritt 2: Mit richtiger Planung und Organisation zur optimalen Arbeitsvorbereitung

Bereiten Sie Ihren Monteur für den Auftrag vor, damit die Arbeit vor Ort beim Kunden erfolgreich durchgeführt werden kann und Ihr Kunde ein positives Erlebnis mit Ihrem Unternehmen verbindet. Unsere Experten bei 4PS arbeiten täglich an mehreren Lösungen, die dabei helfen. So hilft die Kalkulation in 4PS Construct bei der Einschätzung Ihrer Kosten, bei der Kalkulation Ihrer Angebote und bei der Überwachung Ihrer Ausgaben. Schließlich können bspw. benötigte Materialien für den Auftrag automatisiert und auf Ihrem bevorzugten Webshop bestellt werden. Arbeiten Sie stets mit aktuellen Preisen, gewinnen Zeit und mehr Effizienz. Werden Ihre Service- und Wartungstermine nicht gut geplant, kann es schnell zu Chaos im Handwerksbetrieb führen. Für eine richtige Planung und flüssige Organisation, ist die benutzerfreundliche grafische Ressourcenplanung unerlässlich. Durch den Einsatz dieses Planungstools können Sie Daten in Echtzeit einsehen und haben einen 360° Überblick über die Aufträge, das verfügbare Personal, Geräte, auch Nachunternehmer, so dass Sie Probleme rechtzeitig erkennen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen können. Alle relevanten Informationen sind mit wenigen Klicks verfügbar und Ihre Mitarbeiter werden per App auf aktuellem Stand gehalten. 

Schritt 3: Auftragsabwicklung und ordentliche Dokumentation der Auftragsabwicklung

Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, können Sie den Auftrag vor Ort erfolgreich erledigen. Mit der 4PS Field Service App können Sie dem Monteur alle für den Auftrag erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen. Der Mitarbeiter kann sofort einen Arbeitsauftrag mit Informationen über die Störung, den Standort, Kontaktdaten, Arbeitsunterlagen und die Historie einsehen. 

Müssen Sie Zwischenschritte oder Rückfragen beim Kunden notieren? Die Field Service App dient auch dazu Informationen oder Kundenwünsche unterwegs direkt zusammenzufassen. Dadurch gewinnen Handwerksunternehmen wertvolle Zeit für die wichtigen Dinge, statt abends alle händischen Notizen auf Ihren Zettel am Computer in ein Dokument zu übertragen. Müssen Sie Checklisten abarbeiten oder Prüfungsergebnisse dokumentieren? Auch dies kann per App von 4PS erfolgen. So können Sie Ihrem Anspruch an Qualität, Effizienz und rechtskonforme Dokumentation einfach nachkommen.

Bild: 4PS Bausoftware GmbH

Schritt 4: Gesetzlich korrekte Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung erfolgt in 4PS Construct weitgehend automatisiert auf Basis der elektronischen Rückmeldungen Ihrer Monteure bis hin zur gesetzlich korrekten E-Rechnung oder XML-Datei, die an Ihre Kunden geht. Ebenso bietet 4PS Construct leistungsstarke Lösungen für das Finanzmanagement. Verarbeiten Sie per Knopfdruck Bankauszüge, organisieren und vereinfachen Sie ganzheitlich Ihre Zahlungsprozesse. 

Schritt 5: Überwachung und Analyse Ihrer Daten

Mit der Erledigung Ihrer Aufträge ist es jedoch nicht getan. Die Überwachung und Analyse Ihrer Daten ist entscheidend für den weiteren Arbeitsprozess und zur Optimierung Ihrer Service- und Wartungsprozesse. Ein Beispiel: Durch die Verknüpfung mit Microsoft Power BI können alle Ihre Daten in benutzerfreundliche Power BI-Dashboards zusammengefasst werden. Sie erhalten in wenigen Augenblicken einen 360° Überblick über Ihre Aufträge mit den wichtigsten Statistiken an einem Ort. 

Eine ERP-Lösung aus der Cloud bietet Vorteile

Dank der Cloud-Technologie sind alle Daten immer aktuell, ob unterwegs mit einem Smartphone oder im Büro am Computer. Darüber hinaus bietet 4PS auch die Möglichkeit, die Software mit externen Systemen und Partnern zu verknüpfen. Dadurch wird Ihr gesamter Kommunikations- und Informationsfluss klar, transparent und jederzeit überschaubar. 

Mehr Tipps & Tricks

Möchten Sie auch Ihr Handwerksunternehmen digitalisieren und auf eine moderne Software umsteigen, wissen aber noch nicht genau, wie Sie die richtige Software auswählen und welche Prozesse überhaupt digitalisiert werden können? Dann laden Sie unser Whitepaper herunter.

In diesem Whitepaper geben wir Ihnen einen Überblick über die digitale Transformation, zeigen Ihnen verschiedene Tools und führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess der Digitalisierung des Service- und Wartungsmanagements.

Bild: 4PS Bausoftware GmbH

Jetzt herunterladen:

Über 4PS 

Als weltweit größter Microsoft Dynamics Partner für die Baubranche und einer der internationalen Marktführer für Bausoftware entwickelt, implementiert und pflegt 4PS eine umfassende ERP-Lösung für den Hoch- und Tiefbau sowie das Handwerk. Mit mehr als 350 Fachleuten arbeiten wir täglich Hand in Hand mit unseren Kunden an der Weiterentwicklung unserer Lösung zur durchgängigen Digitalisierungsplattform für die Baubranche. Die über 600 Kunden in mehr als 25 Ländern werden direkt durch unsere Niederlassungen in Birmingham (UK), Ede (NL), Gent (Belgien) und Ulm (Deutschland) oder durch unsere Partner vor Ort betreut.

www.4ps.de





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