25. März 2022

Teil 2: Ärger mit dem Finanzamt und Reklamationen von Kunden vermeiden

Digitale Rechnungen haben sich durchgesetzt. Die Pflichtangaben sind dieselben wie bei gedruckten Rechnungen (siehe Teil 1 in IKZ 1/2/2022), aber für den Erhalt der Vorsteuerabzugsfähigkeit gelten besondere Anforderungen. Was hier zu beachten ist, wie Rechnungen richtig korrigiert sowie säumige Zahler in Verzug gesetzt werden können, darum geht es im zweiten Teil zu den Rechnungen.

Seit Mitte 2011 sind elektronische Rechnungen den in Papierform übermittelten gleichgestellt. Elektronische Formate können, sofern der Empfänger zustimmt, auf elektronischem Weg, insbesondere per E-Mail, übermittelt werden. Allerdings ist zu beachten, dass „die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“ gewährleistet sein müssen. Es bietet sich zum Beispiel eine E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anhang an. Möglich ist aber auch eine Versendung per Serverfax oder als Web-Download.

Im Zahlungsverkehr zwischen Institutionen und Unternehmen existieren darüber hinaus zwei elektronische Formate. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung) wird häufig im Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen verwendet. Die X-Rechnung, ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, hat sich als Standard für die elektronische Rechnung etabliert. In Deutschland wird sie insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet bzw. kann hier Pflicht sein. Beide elektronischen Formate sind maschinell lesbar und prüfbar und lassen sich dadurch besonders einfach handhaben.

Ob maschinell lesbar oder in PDF-Form: Digitale Prozesse gehören heute eigentlich zum Standard und bieten – die richtigen Werkzeuge vorausgesetzt – einige Vorteile. Z. B. spart der Unternehmer bei der elektronisch versendeten Rechnung Portogebühren sowie Papier- und Druckkosten, und sie ist im Handumdrehen beim Empfänger, was ggf. zu einem schnelleren Zahlungseingang führt.

Eingegangene elektronische Rechnungen müssen gemäß den Vorschriften der Finanzverwaltung elektronisch aufbewahrt werden. Es gilt die unveränderliche Archivierung, der Papierausdruck wird vom Finanzamt nicht anerkannt. Eingegangene Rechnungen müssen für die Dauer von i. d. R. zehn Jahren auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen mehr zulässt. Zudem sind Zugänglichkeit und Lesbarkeit jedes Datensatzes über den gesamten Zeitraum zu garantieren. Das heißt, im Unternehmen muss ein Rechner vorhanden sein, auf dem ein Programm vorhanden und verwendbar ist, an dem sich die Datei öffnen und ausgeben lässt – wobei der Datenträger unversehrt sein muss. Ist dies bei einer steuerlichen Betriebsprüfung nicht möglich, ist für alle betroffenen Rechnungen das Recht auf Vorsteuerabzug verwirkt, es drohen Steuernachzahlungen.

Rechnung korrigieren

Eine gesendete Rechnung kann korrigiert werden. Hat der Empfänger die Rechnung noch nicht buchhalterisch erfasst, kann ihm ein neues Dokument mit vollständig richtigen Angaben und derselben Rechnungsnummer zugeschickt werden. Oder er erhält ein Berichtigungsdokument, z. B. eine Kopie des ursprünglichen Rechnungsausdrucks mit handschriftlichen Änderungen (wichtig: Unterschrift nicht vergessen und dieses neue Dokument vor dem Versenden für die eigenen Unterlagen einscannen). Es kann auch ein Dokument, das mit Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und den Empfängerangaben auf die ursprüngliche Rechnung verweist und die Berichtigung des Fehlers enthält, übermittelt werden. Wurde die Rechnung beim Empfänger bereits buchhalterisch erfasst, muss sie storniert werden, wobei ihm dazu ein als „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“ o. ä. benanntes Dokument zugeschickt werden sollte, das auf die alte Rechnungsnummer verweist. Eine Rechnung mit neuer Rechnungsnummer, die in eindeutigem Bezug zur alten Rechnung steht, z. B:, indem diese im Betreff genannt ist, vervollständigt den Vorgang.

Das Steuerrecht kennt noch den unrichtigen und den unberechtigten Steuerausweis. Beide Begriffe betreffen die auf einer Rechnung genannten und dem Finanzamt geschuldeten Vorsteuersätze. In diesem Zusammenhang kann es sogar erforderlich sein, dass der Rechnungsaussteller bei dem für seine Besteuerung zuständigen Finanzamt eine Berichtigung beantragen muss. „Einige Unternehmer verstehen nicht, warum das ganze Thema Umsatzsteuer so streng gehandhabt wird“, sagen Steuerexperten. „Aber die Vorschriften und genauen Angaben sind dazu da, Umsatzsteuerbetrug zu verhindern und nicht etwa, um Unternehmer zu ärgern.“ Betriebsprüfer müssten jederzeit nachhalten können, auf welcher Grundlage Umsatzsteuern erhoben wurden.

Sonderfall Gutschrift

Eine Gutschrift ist nach Umsatzsteuerrecht eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. „Die im allgemeinen Sprachgebrauch als Gutschrift bezeichnete Stornierung oder Korrektur einer ursprünglichen Rechnung, die sogenannte kaufmännische Gutschrift, ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne“, heißt es bei der IHK. Wird in diesem Zusammenhang trotzdem der Begriff Gutschrift verwendet, so bleibt das umsatzsteuerrechtlich ohne Folgen. Wichtig ist: Die tatsächliche Gutschrift muss die Bezeichnung als solche beinhalten.

Richtig mahnen

Ob Klein- oder Großbetrieb: Die Zahlungsmoral sinkt seit Jahren. Damit eine Zahlung überhaupt verlangt werden kann, muss sie fällig sein. Bei einigen Vertragstypen, z. B. Werk- oder Dienstvertrag, gelten spezielle Fälligkeitsregeln. Demnach ist eine Zahlung sofort, also nach Erbringung der vertraglichen Leistungen, zu leisten.

Trotzdem ist eine Mahnung erforderlich, damit der Schuldner in Verzug kommt und den Vertragsschaden ersetzen muss. Hierunter fallen in erster Linie Zinsen und ggf. Anwaltskosten. Unter Kaufleuten ist die Mahnung aber als Voraussetzung für Zinszahlungen nicht erforderlich. Der Schuldner kommt spätestens dann in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt. Ist der Schuldner Verbraucher, so gilt eine die 30-Tage-Klausel nur, wenn in der Rechnung besonders auf diese Rechtsfolge hingewiesen wird.

Darüber hinaus gibt es weitere Fälle, in denen eine Mahnung überflüssig ist. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert, oder wenn die Zahlung bereits angekündigt, aber doch nicht geleistet wurde.

Die Mahnung ist an keine Form gebunden, sollte aus Beweisgründen aber schriftlich erfolgen. Es muss zum Ausdruck kommen, dass der Gläubiger sein Geld nun dringend bekommen möchte. Die Zahlungserinnerung kann als Mahnung gewertet werden. Es genügt ein einziges Schreiben, in dem Datum und Rechnungsnummer sowie das Fälligkeitsdatum benannt sind.

Die Verjährungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland übrigens drei Jahre nach Leistungserbringung – nicht nach Rechnungsstellung. Sie beginnt immer zum 1. Januar. Ein Beispiel: Ein Heizungstausch fand im Mai 2021 statt, die Rechnung wurde im Oktober 2021 gestellt, die Frist beginnt also am 1. Januar 2022.

Grundsätzlich gilt: Fragen zu Rechnungsthemen beantworten Fachanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, sowie auch die Fachleute bei Handwerkskammern und den Landesinnungsverbänden.

Autorin: Angela Kanders, freie Journalistin

DSGVO und Rechnungen

Rechnungen enthalten persönliche Daten und fallen somit unter die die Datenschutzverordnung (DSGVO), denn mindestens enthalten sie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift und Liefer- bzw. Leistungsadresse. Die in der Rechnung gestellten Produkte und Dienstleistungen sind ebenfalls relevante Informationen, mit denen sich Kundenprofile für unterschiedliche Zwecke erstellen lassen. Das Speichern und Verarbeiten der Daten hat somit zwei Hauptgründe: Zum einen sind Unternehmen zur Buchhaltung und Steuererklärung verpflichtet, zum anderen können sie die Daten für Marketing und Vertriebszwecke nutzen.

Für den ersten Zweck ist keine explizite Zustimmung notwendig, anders verhält es sich aber im zweiten Fall. Hier gilt: Privatkunden müssen SHK-Handwerksbetrieben explizit eine Einverständniserklärung zur Kommunikation zu Vertriebszwecken und zur Verarbeitung der Daten zu Marketingzwecken geben. Bei Geschäftskunden kann möglicherweise von einem „berechtigten Interesse“ ausgegangen werden. Auf der sicheren Seite ist man aber auch hier, wenn das Unternehmen zugestimmt hat. Auch die Möglichkeit des Widerspruchs (Opt-out) muss gegeben sein.

Jedoch, egal ob B2B oder B2C – in jedem Fall sind Unternehmen für die Speicherung der persönlichen Daten verantwortlich und verpflichtet, ihre Kunden da rüber zu informieren, wo und unter welchen Bedingungen deren Kontakt- und Bestelldaten gespeichert sind. Es gelten die allgemeinen DGSVO-Richtlinien, auf die an dieser Stelle nicht weiter eingegangen wird.

Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an Privatkunden gilt zudem, dass diese aufgrund der Transportverschlüsselung deutscher E-Mail-Provider grundsätzlich problemlos scheint, sofern keine vertraulichen Informationen, wie zum Beispiel gesundheitliche Informationen, in der Rechnung enthalten sind.