17. Oktober 2023

IT-Vorhaben identifizieren, angehen und umsetzen

Digitalisierungsprojekte dienen einzig und allein dem Betrieb dabei, seine Ziele zu erreichen. Doch wie ein solches Vorhaben stemmen? Der folgende Beitrag führt Schritt für Schritt durch die Planung und Umsetzung und zeigt die jeweiligen Erfolgsfaktoren auf.

Klein- und mittelständische Betriebe sehen für sich Aufholbedarf bei der Digitalisierung. Die deutliche Mehrheit der Handwerksbetriebe (83 %) sind aufgeschlossen und halten sie eher für eine Chance (77 %), stellen sich aber im Mittel mit der Schulnote 3,1 nur ein „noch befriedigendes“ Zeugnis aus.¹ Neben vollen Auftragsbüchern ist die Komplexität der Digitalisierung eine große Herausforderung: Von der Vielfalt der Themen, die angegangen werden können, über die Vielzahl der Lösungen, die dafür angeboten werden, bis hin zur Frage, wer solche Vorhaben im Betrieb umsetzt und wie sie finanziert werden. Dieser Beitrag liefert konkrete Handlungsanweisungen für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte in Betrieben.

Wohin geht es für den Betrieb?

Digitalisierung ist kein Selbstzweck, solche Vorhaben dienen einzig und allein dem Betrieb dabei, seine Ziele zu erreichen. Über diese Ziele, z. B. „papierloses Büro“, „digitale Baustellenakte“, „neue Kundenzielgruppen erschließen“, „neue Mitarbeiter schneller einarbeiten“, „Anbieter für Smarthome-Technologien werden“, gilt es Klarheit zu gewinnen. Hilfreich ist hierbei die Fragestellung: „Wo will ich in fünf Jahren mit meinem Betrieb stehen?“. Änderungen können z. B. das Geschäftsmodell, die Größe, die angesprochenen Kundengruppen oder bestimmte Aspekte wie eine nachhaltige Betriebsführung betreffen. Grundlegend für den Erfolg sind immer die Auswahl der richtigen Vorhaben und der Zeitplan für die Umsetzung.

Erfolgsfaktor Nr. 1: Vorhaben und Fahrplan

Ist das Ziel identifiziert, kann ein Fokus auf die Themen gelegt werden, die auf dieses Ziel einzahlen. Der Weg dorthin hat die aktuelle Situation als Ausgangspunkt. Um diese zu bestimmen, eignet sich am besten ein Digitalisierungs-Check². Dieser sollte das Unternehmen und seine vorhandene Digitalisierung von allen Seiten betrachten: von „Strategie“ über „Marketing und Vertrieb“, „digitale Kompetenzen“ bis hin zu „IT-Betrieb“, „Nutzung von Daten“ und natürlich der Gestaltung der Arbeitsabläufe im Büro und auf der Baustelle.

Jeder hat einen blinden Fleck: Eine systematische Aufnahme der aktuellen Situation durch einen geschulten Dritten zeigt in der Regel auch Aspekte auf, an die der Unternehmer selber nicht gedacht hat, z. B. ungenutzte Funktionen an bereits vorhandener Software oder die Analyse von Netzanbindung und Hardware.

Um die Lücke zwischen aktuellem Zustand und Zielbild zu schließen, werden die erforderlichen Digitalisierungsvorhaben identifiziert. Meist sind es überraschend viele. Für den Überblick bietet sich eine Strukturierung an. Eine bewährte Methode ist z. B. die Einordnung im Haus der digitalen Transformation.

Die jetzt vorliegende Übersicht lässt sich in der Regel nicht in einem Block angehen und abarbeiten. Vielmehr gilt es die Vorhaben mit Blick auf die Ziele des Unternehmens zu priorisieren. Wer interne Effizienz in den Vordergrund stellt, wird eine durchgehende digitale Zeiterfassung oder eine digitale Baustellenakte dem neuen Social-Media-Auftritt vorziehen. Wer mit neuen Angeboten an Kunden herantreten will, wird vorrangig seine Webseite neu gestalten, kundenorientierte Bausteine wie einen Online-Konfigurator oder einen Webshop integrieren und in digitales Marketing investieren wollen. Unabhängig davon müssen oft zusätzliche Hausaufgaben gemacht werden, etwa eine konsequente Datensicherung oder eine GoBD-konforme digitale Dokumentenablage eingeführt oder auch der Serverraum abgesichert werden. Vielfach gibt es dabei Abhängigkeiten zu beachten. Alle für die Zielerreichung notwendigen Vorhaben landen nach der Priorisierung auf einem Fahrplan, der nun konsequent umgesetzt werden kann.

Die Auswahl der richtigen Projekte stellt sich oft als herausfordernd dar. Hier lohnt es sich, einen mit den Herausforderungen des Handwerks vertrauten, unabhängigen Berater mit an Bord zu holen – zumal die Beratung zur Digitalisierungsstrategie häufig über staatliche Förderprogramme³ bezuschusst wird.

Projekte erfolgreich umsetzen

Wenn der Fahrplan steht, geht es an die Umsetzung. Die grundsätzlichen Erfolgsfaktoren lassen sich am Beispiel der Auswahl und Einführung einer neuen Software aufzeigen.

Erfolgsfaktor Nr. 2: Anforderungen festlegen

Um eine Entscheidung nicht anhand von Verkäuferaussagen zu treffen, gilt es herauszuarbeiten, was die Software wirklich können muss. Es kann zum Beispiel um eine durchgängige Unterstützung der Auftragsbearbeitung gehen, vom Angebot über die Kostenkontrolle bis hin zur Rechnungsstellung. Gegebenenfalls sind Großhändler anzubinden oder weitere Softwareprogramme, je nachdem werden bestimmte Schnittstellen benötigt. Beispielsweise sollen die Monteure papierlos arbeiten, indem sie die Arbeitsaufträge und Stundenzettel digital auf einem mobilen Endgerät bearbeiten.

Wichtig ist: Die Anforderungen sollen nicht nur akute Probleme lösen, sondern insbesondere widerspiegeln, wie in der Zukunft gearbeitet wird.

Erfolgsfaktor Nr. 3: Mitarbeiter mitnehmen

Eine Veränderung der gewohnten Arbeitsweise kann bei Mitarbeitern oft eher Ängste als Freude auslösen. Mitarbeiter auf die Reise mitnehmen, ist hier die Strategie. Das kann nicht früh genug passieren. Die besten Erfahrungen machen Betriebe, die ihre Mitarbeiter bereits in der Phase der Vorhabenauswahl mit einbeziehen.

Dabei haben sich kleine gemischte Arbeitsgruppen bewährt. Vom Chef bis zum Azubi, vom Büro über die Monteure auf den Baustellen bis zu den Planern, über alle Hierarchien hinweg: Jeder bringt seine Sichtweisen und Erfahrungen mit ein. Es lohnt auch der Blick darauf, in welcher Weise Mitarbeiter von der Veränderung betroffen sind. Wird nur ein in die Jahre gekommenes Programm ausgetauscht oder besteht gegebenenfalls die Sorge, dass der eigene Arbeitsplatz wegfällt, wenn künftig Bestellungen und Rechnungen automatisiert verarbeitet werden?

Erfolgsfaktor Nr. 4: Eigene Anwendungsfälle

Softwareanbieter bringen viele Lösungsansätze mit. Betriebe tun im Auswahlprozess (Grafik 4) gut daran, sie mit den Anwendungsfällen zu konfrontieren, die bei der internen Anforderungs analyse verwendet wurden und sich – am besten mit eigenen Daten – zeigen zu lassen, wie die Software diese bearbeitet. So wird z. B. direkt ersichtlich, ob der „automatisierte Workflow für Eingangsrechnungen“ mit wenigen Mausklicks oder komplizierte Bedienabläufe beinhaltet. Auch hier gilt: Betriebe sollten ihre Mitarbeiter in den Auswahlprozess konsequent einbeziehen, und sie auch bewerten und damit mitentscheiden lassen.

Erfolgsfaktor Nr. 5: Umsetzung steuern

Die Umsetzung eines Digitalisierungsvorhabens – nach der Auswahl von Lösungen und Lösungspartnern – stellt auch betriebsintern Anforderungen: Neben der Zeitplanung für die Einführung geht es z.B. darum, Daten aus vorhandenen Systemen zu übertragen, was aufwendig und lohnend ist, weil damit Arbeitsgrundlagen für die nächsten Jahre gelegt werden. An das Training der Mitarbeiter wird oft nur am Rande gedacht. Dabei ist es für einen erfolgreichen Umstieg auf die neue Lösung von entscheidender Bedeutung.

Für die Steuerung des Projektes braucht es einen Mitarbeiter, der in der Lage ist, einzuordnen, welche Fortschritte der ausgewählte Lösungsanbieter macht und der diesem auch als Sparringpartner zur Verfügung steht, wenn es Klärungsbedarf gibt. Sind diese Kompetenzen und das erforderliche Zeitbudget im Unternehmen nicht vorhanden, lohnt sich die Investition in eine Begleitung durch einen externen und erfahrenen Berater.

Erfolgsfaktor Nr. 6: Digitale Kompetenzen

Die Möglichkeiten, die sich mit der Digitalisierung bieten, verändern sich von Tag zu Tag und haben Auswirkungen auf alle Bereiche. Betriebe sollten alle Mitarbeiter ermuntern, sich mit den neuen digitalen Entwicklungen zu beschäftigen, diese auszuprobieren und Verbesserungsvorschläge für die Arbeit im Betrieb einzubringen. Die interne Weiterbildung sollte auch auf digitale Themen ausgeweitet werden: von der Grundlagenschulung zum Officepa ket bis zu regelmäßigen Nachschulungen in der Betriebssoftware. Hier lässt sich häufig ein großes Optimierungspotenzial mit einfachen Mitteln erschließen.

Hilfestellung

Die Digitalisierung im Betrieb voranzutreiben ist komplex, notwendig und kostet Geld. Mehr als (Sie Hälfte deg Handwerksbetriebe gibt an, sich die Digitalisierung nicht leisien zu können. Daher haben die Bundes- und Landesregie-miigen Förderprogramme aufgeSetzt, die Beratungsle istu ngen, z. B. zur Ausarbeitung der Strategie und zur Begleitung der Umsetzung, sowie Investitionen, z.B. in neue Softwaresysteme, aber auch in digitale Produktionssysteme, fördern.

Unterstützung rund um die Digitalisierung gibt es auch bei den Mittelstandszent ren Digital Handwerk ⁴, den Handwerkskammern und bei passenden Unternehmensberatern.

Fazit

Die Chancen der Digitalisierung für den eigenen Betrieb zu nutzen, ist und bleibt eine große Herausforderung für Betriebe. Um dabei den richtigen Kurs einzuschlagen, hilft eine Standort- und Zielbestimmung, vorzugsweise ein professioneller Digicheck. Mit den richtigen Vorhaben lassen sich in den Betrieben die Möglichkeiten der Digitalisierung effizient nutzen.

Unterstützend gibt es Fördermittel, die über die finanziellen Hürden der Digitalisierung helfen, für die Investitionen wie auch für die fachkundige Beratung.

Autor: Dr. Michael Solvie, Solvie und Kollegen Unternehmensberater GmbH, Hamburg