2. Februar 2024

Das cloudbasierte Handwerkerbüro

Mit Lösungen können SHK-Handwerker ihre Office- und Organisationsaufgaben überall in einem cloudbasierten Büro erledigen. Doch was sind die Vor- und Nachteile?

In vielen Bereichen ist Cloud-Computing heute Standard. Wer sich erst einmal an digitale Stundenzettel, ortsunabhängiges Speichern von Daten auf Webservern oder das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten per Internet gewöhnt hat, möchte darauf meist nicht mehr verzichten. Dies zeigen auch aktuelle Studien: Bei einer branchenübergreifenden Umfrage des Digitalverbands Bitkom gaben im Mai 2023 neun von zehn Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten an, dass sie mit Cloud-Anwendungen arbeiten.

Auch im Handwerk setzen immer mehr Betriebe auf die Cloud: Laut einer repräsentativen Befragung von Bitkom und dem Zentralverband des Deutschen Handwerks nutzten im August 2022 fast die Hälfte aller Betriebe in Deutschland Cloud-Lösungen. Die Vorteile liegen auf der Hand: So sparen Handwerker meist einige Tausend Euro Investitionskosten, weil sie keine eigene Software oder Server anschaffen müssen. Für Cloud-Lösungen genügen ein durchschnittlicher PC, ein Tablet oder Smartphone plus Internetzugang. Alle gewünschten Softwareprogramme werden dann einfach abonniert. Die Kosten variieren je nach Anzahl der Nutzer und dem gewünschten Funktionsumfang.

Einfach produktiver arbeiten
Bei Cloud-Software können Handwerksbetriebe die Anzahl der Nutzer flexibel anpassen und profitieren regelmäßig von kostenlosen Updates sowie neuen Funktionen. Ein weiterer Mehrwert: Auf jedem Gerät stehen immer die aktuellsten Daten zur Verfügung – egal ob im Büro, im Home-Office, unterwegs oder auf der Baustelle. Denn die betriebseigenen Dateien sind nicht auf lokalen Rechnern oder Festplatten gespeichert, sondern liegen auf Internet-Servern – der „Cloud“ (auf Deutsch: Wolke). Diese Ortsunabhängigkeit steigert nicht nur die Produktivität, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit im Team und mit Kunden.

Aktuell gibt es eine Vielzahl von cloudbasierten Softwarelösungen auf dem Markt, die sich in Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Preis unterscheiden. Je nach Bedarf können sich SHK-Betriebe für eine Komplettlösung entscheiden oder für eine spezialisierte Lösung, die nur bestimmte Aufgaben erfüllt. Sehr beliebt sind zum Beispiel Office-Lösungen wie Google Workspace oder Microsoft 365, sowie Anmietungen von sicherem Cloud-Speicherplatz.

Gerüstet für Internetausfälle
Wenn Handwerksbetriebe auf Cloud-Lösungen setzen, sollten sie aber auch die Nachteile im Auge behalten: So muss für die Arbeit immer ein funktionierender Internetzugang bereitstehen, um auf eigene Daten und Cloud-Dienste zugreifen zu können. Bei einer Störung von DSL oder Glasfaser sollte ein Notfallzugang per mobilem Internet schnell einsatzbereit sein, zum Beispiel in Form einer SIM-Karte mit ausreichend Datenvolumen und einem mobilen Router. Gleichzeitig empfiehlt es sich, fürs ganze Team einen Mobilfunk-Anbieter zu wählen, der in der eigenen Region flächendeckend eine schnelle Internetanbindung ermöglicht. Dies zahlt sich besonders für Mitarbeiter aus, die Kundensupport vor Ort leisten oder auf Baustellen beschäftigt sind.

Kostenlose Testversionen nutzen
Für einen unverbindlichen Test, wie Cloud-Lösungen im Betriebsalltag funktionieren, bieten einige Hersteller kostenlose Versionen an, die zeitlich oder funktional begrenzt sind. So können SHK-Handwerker ohne Risiko prüfen, wie sich Cloud-Lösungen in die eigenen Prozesse einfügen. Inspiration und Hilfestellung bietet auch der kostenlose Bitkom-Leitfaden „Das Digital-Office aus der Cloud“ (bit.ly/bitcom-cloud-office).

Autor: Thomas Busch, freier Journalist

Marktübersicht