14. Mai 2020

Von Prämienzahlungen und Sachleistungen bis hin zu Beteiligungsmodellen – Möglichkeiten der Sondervergütungen

Flexibel vergüten, besondere Leistungen belohnen und damit die Motivation von Mitarbeitern steigern: Darüber denken viele mittelständische Handwerksunternehmer nach oder praktizieren solche Extra-Zahlungen schon. Die Frage nur, wie funktioniert das am besten? Was ist praktikabel und hat auch die gewünschten Wirkungen? Negative Folgen wie eine hohe steuerliche Belastung oder ein Ungerechtsempfinden sollten dabei besser vermieden werden. Aber wie?

Wenn Geschäftsführungen und Inhaber von SHK-Handwerksbetrieben darüber nachdenken, ein Prämienlohnsys tem einzuführen, dann meist, um besonderes Engagement und ein mehr an Leistungen von Mitarbeitern zu würdigen. Da gibt es diejenigen, die sich gerne hinter den anderen verstecken, wenn die Frage aufkommt, wer denn die Extraschicht übernehmen könnte. Oder jene, die häufig zu spät zur Firma kommen oder beim kleinsten Problem den Chef rufen. Und es gibt eben diejenigen, die zuverlässig ihre Leistungen bringen, die gute Lösungen für auftretende Schwierigkeiten finden, die zu Überstunden bereit sind und die den Umsatz beim Kunden aktiv vorantreiben. Im starren System von Löhnen und Gehältern können solche Leistungen jedenfalls nicht berücksichtigt werden.

Prämiensystem im Handwerk
Um ein Prämienlohnsystem einzuführen, bedarf es einiger Grundgedanken und Prinzipien. Oberste Unternehmerregel ist dabei sicherlich die krisenfeste Planung. Höhe und Auszahlungsmodi sollen in schlechten Zeiten schließlich so geregelt sein, dass sie die Existenz der Firma nicht gefährden. Was im Klartext heißt, dass die Prämiensumme mit dem wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens zu verknüpfen ist.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einbindung von Zielen. Was möchte man mit den Prämienzahlungen erreichen? Die Qualität verbessern? Die Kundenzufriedenheit erhöhen oder die Mitarbeiter an das Unternehmen binden? Oder alles zusammen? Am besten ist, wenn Ziele und Zeiträume im Vorfeld möglichst klar formuliert werden.

Daraus lassen sich dann Verhaltensziele ableiten, die eindeutig und transparent in Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern vereinbart werden. Denn Prämien, deren Verteilungsgrundlage nicht klar sind, können bei Mitarbeitern mehr Frust erzeugen als dass sie motivierend wirken. Die Ziele müssen aber für die Mitarbeiter auch realistisch zu erreichen sein. Denn nur, wenn sie diese auch durch ihr Engagement beeinflussen können, funktioniert das ganze Modell.

Schließlich muss dann die Prämienzahlung auch gerecht verteilt sein. Das bedeutet, nur wenn ein Mitarbeiter die Ziele auch erreicht hat, darf er vom zusätzlichen Geldsegen profitieren. Hier gilt es konsequent zu sein und die Prämienhöhe angemessen auf die Mitarbeiter zu verteilen.

Wenn nur die Steuer nicht wäre
Doch selbst, wenn all diese Aspekte beachtetet werden – nachteilig kann sich die Steuerprogression auswirken. Von der tatsächlichen Prämienhöhe bleibt am Ende dem einzelnen Arbeitnehmer nicht so viel übrig oder frisst sie im schlimmsten Fall sogar völlig auf – vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer am Ende des Jahres keine Steuererklärung abgibt, die den einmaligen, hohen Steuerabzug im Auszahlungsmonat über das Jahr verteilt wieder ausgleicht. Geschäftsführer und Inhaber wissen, dass dies keine Seltenheit ist und dass sich nicht wenige SHK-Fachhandwerker fragen, wozu der ganze Aufwand für die Auszahlung einer Prämie dann gut sein soll.

Eine Möglichkeit, bei der beim einzelnen Mitarbeiter mehr im Geldbeutel bleibt, sind Sachbezüge. Das sind z. B. Tankgutscheine, Fitnesskurse, Essensgutscheine. Die Steuerfreigrenze liegt im Jahr 2020 bei 44 Euro pro Monat.

Eine andere Möglichkeit sind Aufmerksamkeiten. Diese werden im Unterschied zu Sachbezügen für einen bestimmten persönlichen Anlass gewährt, z. B. die Ge-burt eines Kindes, eine längere Betriebszugehörigkeit. Hier liegt die Steuerfreigrenze des Sachbezugs (also keine Geldzahlung) bei 60 Euro.

Weitere Ideen für geldwerte Vorteile
Die Gesundheitsförderung ist ebenfalls eine beliebte Maßnahme, um Mitarbeiterleistungen zu honorieren. Dabei steht dem Arbeitgeber ein steuerlicher Freibetrag von 500 Euro je Arbeitnehmer je Jahr zur Verfügung. Jedoch sind Zuschüsse für den Sportverein oder für das Fitnessstudio in der Regel ausgeschlossen – es sei denn, diese erfüllen mit bestimmten Angeboten die Anforderungen von Krankenkassen. Weitere steuerfreie Kostenübernahmen durch den Arbeitgeber sind beispielsweise Kindergartenbeiträge oder Rabattfreibeträge auf eigene Produkte oder Dienstleistungen, letztere bis zu einer Höhe von 1080 Euro pro Jahr.

Der Fantasie sind grundsätzlich keine Grenzen für besondere Zuwendungen gesetzt, vom Restaurant- bis zum Tankoder Einkaufsgutschein, dem Delikatesskorb oder einem geschenkten freien Tag – vieles ist möglich. Beliebt sind auch Laptops, Handys und Dienstwagen – auch für private Fahrten – oder der Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel.

Der Vorteil bei Sachgeschenken ist, dass dafür beim Mitarbeiter keine oder zumindest geringere Steuern anfallen. Darüber hinaus haben Sachzuwendungen auch eine höhere bindende Wirkung an die Firma. Wer sich einmal an den Firmenwagen gewöhnt hat, möchte so schnell nicht wieder darauf verzichten.

Mitarbeiter am Erfolg beteiligen
Einige Unternehmen haben aber ganz andere Modelle für sich entdeckt, Mitarbeiter unabhängig von der Leistung am Erfolg zu beteiligen. Die schöne Nebenwirkung: Über diesen Weg erreichen sie, dass Mitarbeiter ihre Perspektive ändern und ihr Verhalten so ausrichten, dass die Steigerung des Unternehmensgewinns ihr eigenes Ziel wird. So braucht es keine jährlichen Zielvereinbarungen und damit verbundene Mitarbeitergespräche zur Einigung auf die Ziele. Dafür aber andere Sitzungen, bei denen es um unternehmerische Entscheidungen und Firmenergebnisse geht. Kann das funktionieren? Ja, kann es, wie das Beispiel der Heinrich Schröder GmbH aus Gütersloh zeigt.

Das innovative Modell der Schröders
Seit 2009 führen Thorsten und Cord Schröder in zweiter Generation den Familienbetrieb, die Henrich Schröder GmbH. Heizung, Solar, Lüftungssysteme, Sanitär und Badgestaltung sind Angebote des Unternehmens in Ostwestfalen. Auch die Brüder probierten es zunächst mit den branchenüblichen Prämienzahlungen. Aber die Mitarbeiter waren nicht zufrieden. „Von 500 Euro Prämie kamen letztlich nur 250 Euro beim Mitarbeiter an. Das ist kein großer Anreiz“, sagt Thors ten Schröder. Eines Tages erhielt er von einem Unternehmerkollegen einen Zeitungsartikel über eine Baufirma, in der eine Mitarbeiterbeteiligung am Unternehmen beschrieben war. Der Grundstein für das Modell der Mitarbeiterbeteiligung bei Henrich Schröder.

In einer Tochterfirma, der sTEAM GmbH, haben die Schröders einen Großteil des Betriebskapitals gebündelt: 20 Fahrzeuge, viele Werkzeuge bis hin zu teuren Spezialwerkzeugen, Maschinen, Arbeitskleidung und Handys. „Wir haben 50 Mitarbeiter, und nicht alle sind so schonend mit unseren Maschinen umgegangen, wie wir uns das gewünscht haben“, erklärt der Unternehmer Thorsten Schröder. All diese Werte wurden zunächst an die neu gegründete sTEAM GmbH verkauft. „Für uns war das zunächst vor allem eine steuerliche Belastung, die wir aber in Kauf genommen haben.“ Die Schröders als Hauptgesellschafter besitzen das größte Stimmrecht. Die Mitarbeiter können sich als stille Gesellschafter beteiligen und verfügen über ein einfaches Stimmrecht. Die sTEAM GmbH erwirtschaftet ihren Gewinn, indem sie das Betriebskapital an die Henrich Schröder GmbH vermietet. Am Gewinn sind die Mitarbeiter beteiligt.

Die Miete ist ein prozentualer Wert vom Umsatz. „Steigt unser Umsatz, steigt die Miete und damit natürlich auch die Ausschüttung für die Mitarbeiter“, erklärt Schröder. „Das motiviert“. Logisch.

Weil die Mitarbeiter nun mitentscheiden, was an Werkzeugen gekauft wird, haben sie eine Unternehmerbrille auf. Leidige Diskussionen um den Kauf von bestimmten Werkzeugen seien passé. „Meine Mitarbeiter entscheiden selbst, mit welchen Maschinen und Werkzeugen sie arbeiten wollen“, sagt Thorsten Schröder. Er ist überzeugt, dass das zu den besten Arbeitsergebnissen führt.

Das klingt einfach und schön. „Ja, aber man darf den Aufwand der Umstellung nicht unterschätzen. Das ist nicht mal eben schnell gemacht. Jedes Werkzeug, jeden Gegenstand mussten wir bewerten und rauskaufen. Und zu Beginn mussten wir bei den Mitarbeitern auch viel Überzeugungsarbeit leisten. Am Anfang ernteten wir viel Skepsis. Erst einmal Geld einzahlen, um mitmachen zu können, das war etwas ganz Neues“, erklärt Schröder. Weil nicht jeder Geld übrig hatte, boten die Schröders auch ein zinsloses Darlehn.
Sie waren von ihrem Modell von Beginn an überzeugt.

Das sind nach der ersten Gesellschafterversammlung und Gewinnausschüttung auch die Mitarbeiter. Denn sie kommt nun in deren Portmonees an, weil Gewinne nicht so hoch besteuert werden.

Die positive Nebenwirkungen
Aber nicht jeder darf mitmachen. Ein Mitarbeiter muss mindestens ein Jahr beschäftigt sein. Thorsten Schröder weiß von positiven Effekten zu berichten. „Wir bewegen uns gefühlt in einem ruhigeren Fahrwasser. Wir sind mehr zusammengewachsen und ziehen alle gemeinsam am gleichen Strang“, urteilt er. „Das eigenmotivierte Arbeiten ist deutlich gestiegen, das Material wird sehr viel schonender behandelt und das alles macht das Leben für uns als Unternehmer auch leichter.“

Autorin: Angela Kanders, freie Journalistin