19. Februar 2020

Was für den Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern zu beachten ist

Zum Nachweis von Dienstwagenfahrten werden elektronische Fahrtenbücher zunehmend beliebter. Jedoch müssen derlei Geräte den Anforderungen des Fiskus genügen. Wann das Finanzamt die digitale Variante akzeptiert und wann nicht.

Für Handwerksbetriebe ist der Firmenwagen Mobilitätsgarant und somit ein notwendiges Muss. Für das Finanzamt hingegen sind Dienstwagen ein Grund, bei der Steuererklärung genauer hinzusehen. Auch beim Einsatz von elektronischen Fahrtenbüchern prüfen Finanzbeamte, ob die Aufzeichnungen von dienstlichen und privaten Fahrten den steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen. Denn die Technik hat zuweilen auch ihre Tücken und entspricht mitunter nicht den gesetzlichen Anforderungen.

Dienst- oder Privatfahrt?
Solange laut Arbeitsvertrag und Firmenregelung nichts dagegenspricht, können Beschäftigte den Pkw auch privat fahren. In einer Privatnutzung sieht der Fiskus jedoch einen geldwerten Vorteil, den er versteuert. Als Berechnungsgrundlage können Steuerzahler zwischen der sogenannten 1 %-Methode und dem Führen eines Fahrtenbuchs wählen. Das Aufzeichnen aller Fahrten kann Dienstwagennutzern erhebliche Steuervorteile bringen, insbesondere wenn sie den Wagen nicht so oft privat nutzen. Doch wer hierbei nicht sorgfältig vorgeht, wird vom Finanzamt schnell zur 1 %-Regelung verdonnert. Elektronische Fahrtenbücher können eine sichere Methode sein, eine pauschale Besteuerung zu vermeiden – vorausgesetzt die Dokumentation entspricht den Vorgaben des Fiskus. Jedoch: Die Beweislast der Ordnungsmäßigkeit trägt der Steuerpflichtige. Für Firmen ist es daher wichtig, eine rechtskonforme technische Lösung zu finden.

Was Programme zur Anerkennung haben müssen
Es gibt viele Anbieter, die „finanzamtssichere“ Programme verkaufen. Allerdings sollten Unternehmen genau hinschauen, um hiermit auf der sicheren Seite zu sein. Denn bei den Vorgaben unterscheidet sich das elektronische Fahrtenbuch kaum vom analogen. Aber einen wesentlichen Unterschied gibt es dennoch: Egal ob sich Firmen für ein Navigationssystem mit Fahrtenbuch, eine Fahrtenbuch-App oder eine Fahrtenbuch-Software mit ­Adapter für Service-Schnittstellen entscheiden: Der Betrieb muss gewährleisten, dass das Produkt den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entspricht. Die Vorschrift fordert u. a., dass eine nachträgliche Modifikation steuerrelevanter Aufzeichnungen nicht möglich ist. Oder aber Veränderungen lassen sich durch das Finanzamt lückenlos nachvollziehen. Auch muss erkennbar sein, wann die Einträge vorgenommen wurden. Eine Excel-Liste kommt als elektronisches Fahrtenbuch somit nicht infrage.

Zur Anwendung
Von zentraler Bedeutung sind die Vollständigkeit und Richtigkeit der erfassten Fahrten. Dazu zählt das Datum, der Kilometerstand am Beginn und Ende jeder beruflichen Fahrt, der aufgesuchte Geschäftspartner sowie Reiseziel und Reisezweck. Dienstwagennutzer müssen berufliche Anlässe zutreffend und nachvollziehbar beschreiben. Bei Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte genügt ein kurzer Vermerk, Privatfahrten sind lediglich als solche zu kennzeichnen und die gefahrene Strecke zu dokumentieren. Grundsätzlich nicht ausreichend sind Lösungen, bei denen ein GPS-Gerät nur Zeiten, Positionen und Bewegungsdaten aufzeichnet. Laut einem neueren Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts müssen Steuerzahler in solchen Fällen die fehlenden Informationen immer zeitnah händisch in das Fahrtenbuch eintragen (Az. 3 K 107/18).
Das beste Mittel zur Fehlervermeidung ist eine kontinuierliche Selbst­überprüfung. Nutzer sollten vor allem sicherstellen, dass der Kilometerstand im Fahrtenbuch mit externen Informationen wie etwa Werkstattrechnungen übereinstimmt. Darüber hinaus können Firmenwagenfahrer viele Fehler vermeiden, indem sie ihre Dokumentation immer zeitnah nach Fahrtende vornehmen. Einträge sollten innerhalb von sieben Tagen erfolgen. So lassen sich gedächtnisbedingte Informationsverluste am besten vermeiden.
Beim Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch ist der richtige Zeitpunkt entscheidend. Der Wechsel sollte möglichst zum Jahres- oder mit dem Fahrzeugwechsel erfolgen. So können Dienstwagenfahrer Nachfragen oder gar Missverständnisse aufseiten des Finanzamtes vermeiden und die Vorteile ihres Firmenwagens unbeschwert genießen.

Autor: Mark Schiffer, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz in Mönchengladbach

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