16. Dezember 2019

Materialversorgung in der Nacht kann die Projektarbeitszeit verkürzen und Kosten reduzieren

„Mit der Zustellung im Nachtexpress können Handwerksbetriebe auftragsbezogen durchschnittlich bis zu 3,5 Stunden Zeit einsparen und somit signifikant Kosten reduzieren. In der Folge lassen sich so mehr Kundenaufträge abwickeln.“ Dies erklärt nox NachtExpress, einer der führenden Nachtexpressdienstleister in Europa. Wie die nächtlichen Belieferungen funktionieren und was dafür nötig ist, nachfolgend im Überblick.

Ob Komponenten für einen Heizkesselbrenner, ein Ersatzmotor für das Zonenventil oder eine neue Pumpe: Ohne Ersatzteile können Kundendienst-Techniker in der Regel keine Reparaturen oder Wartungen ausführen. Doch die Beschaffung der benötigten Teile bedarf oft Zeit – vor allem dann, wenn der vor Ort eingesetzte Techniker oder ein Mitarbeiter aus dem Handwerksunternehmen diese in teils weit entfernten Regionallägern abholen müssen. Zeit, die der Techniker bzw. das Unternehmen profitabler nutzen kann, wie ein Beispiel des Nachtexpressdienstleister nox NachtExpress zeigt.

Nachtlieferung – wie es abläuft
Dringend benötigte Ersatzteile, die bis zum frühen Abend bestellt werden, erreichen ihren Empfänger am nächsten Werktag vor Arbeitsbeginn. Je nach Vereinbarung ist das vor 8:00 Uhr oder optional vor 7:00 oder 6:00 Uhr. Zugestellt werden die zeitkritischen Sendungen quittungslos dort, wo sie gebraucht werden – beispielsweise direkt in die Fahrzeuge der Kundendienst-Techniker oder an einem anderen vereinbarten Ort. Transportiert werden dabei sowohl verpackte als auch unverpackte Teile sowie Sammelsendungen. Von der Abholung bis zur Zustellung werden die Sendungen bei jedem Stopp mit GPS-Scannern erfasst. Bei Bedarf können zudem Fotos von der Ware oder auch dem Abstellplatz aufgenommen werden. So lässt sich der Sendungsverlauf lückenlos verfolgen.
Diese besondere Form der Zustellung funktioniert, indem die bestellenden Unternehmen dem Nachtexpressdienstleis­ter Schlüssel zu ihren Fahrzeugen oder Service-Stationen übergeben. So verwaltet z. B. nox NachtExpress etwa 76 000 Schlüssel und Zugangscodes.
Auch das Retourenmanagement ist mit Nachtexpress-Dienstleistern möglich. Beschädigte oder zu viel bestellte Teile hinterlegen die Techniker als Retoure in ihrem Fahrzeug oder dem vereinbarten Ort und melden sie einfach via Internet oder App an. Dabei kann unter anderem gewählt werden, ob die Retoure mit der nächsten Lieferung oder gesondert abgeholt wird. Nox bietet zudem die Möglichkeit, beim Ursprungsversender verschiedene Empfänger anzusteuern. So gelangen beschädigte Teile beispielswiese direkt in die Werkstatt, während Garantieteile an den Kundenservice gehen. Dies beschleunigt die internen Abläufe. Da die Retouren wie normale Sendungen behandelt werden, kann ihr Status zudem jederzeit via Track & Trace nachverfolgt werden.

Zeitgewinn
Die Zustellung vor Arbeitsbeginn ist für viele bestellende Unternehmen ein wichtiger Wettbewerbsvorteil oder notwendige Maßnahme, wenn auf Endkundenseite dringendes Handeln erforderlich ist. Der Techniker, der zum Arbeitsbeginn alle benötigten Ersatzteile direkt in seinem Fahrzeug vorfindet, kann – anstelle einer Zwischenfahrt zum Regionalhändler – ohne Zeitverzögerung direkt zum Kunden fahren.
Mittels eines geschlossenen Informationssystems und der Einbindung in die IT profitieren die Betriebe von weiteren Services. Dazu gehören beispielsweise automatische Abliefernachweise via EDI bzw. Internet, elektronische Rechnungsstellung und -übermittlung, Rechnungsversand an „Dritte“ oder die Bereitstellung von Versandstatistiken und Qualitätsberichten. Zudem werden die Kundendienst-Techniker als auch der Handwerksbetrieb bei Zustellhindernissen oder einer verzögerten Zustellung informiert. Dies geschieht je nach Kundenwunsch per E-Mail oder SMS direkt auf das Smartphone des Technikers. So kann der Betrieb entscheiden, ob der Techniker auf die Ware wartet oder die Tour angepasst wird.
Durch die Umstellung auf Nachtexpresslieferung haben sich nach Angabe von nox Effizienzsteigerungen von bis zu 20 % bei den Technikern der beteilig­ten Unternehmen erzielen lassen. Wie hoch das Einsparungspotenzial im Einzelfall ist, hängt aber von verschiedenen Faktoren ab. Damit Kunden vorab wissen, welche Vorteile sie erwarten, hat nox für die anfragenden Unternehmen ein Wirtschaftlichkeitstool entwickelt. Dieses berücksichtigt zur Ermittlung die individuellen Voraussetzungen wie Anzahl der Techniker, die durchschnittliche Beschaffungszeit für Ersatzteile, Beschaffungsvorgänge pro Mitarbeiter, Kosten der Kapitalbindung und der Außenläger sowie weitere Aspekte.
Als Fazit jedoch bleibt unabhängig vom Einsparpotenzial, das durch die Zustellung vor Arbeitsbeginn eine schnellere endkundenorientierte Arbeitsweise erfolgen kann.

Bilder: nox NachtExpress

www.nox-nachtexpress.de

Nachgefragt
IKZ-HAUSTECHNIK: Wie muss ich mir die Zusammenarbeit mit einem Nachtexpress-Dienstleister vorstellen?
Martin Schweizer: Wir arbeiten mit unseren Kunden in einer Art geschlossenem System, das heißt, mit Herstellern, Händlern und dem Warenbezieher. Dies bedeutet: Bevor eine Sendung transportiert werden kann, setzen wir uns mit den einzelnen Unternehmen zusammen und klären erst einmal die Auftragsarten und wie der Ablauf zwischen Warenquelle und dem Empfänger erfolgt. Da geht es um ganz konkrete Fragen: Wie viele Sendungen sollen in der Regel transportiert werden? Wohin sollen sie transportiert werden? Welche Ablagestellen stehen uns dafür zur Verfügung und wie erhalten wir Zugang dazu? Und welche Personen, z. B. Kundendienst-Techniker, sollen in der Logistikkette mit einbezogen werden, die dann auch Retouren abwickeln können?

IKZ-HAUSTECHNIK: Angenommen, es kommt ein Techniker in einem SHK-Betrieb dazu oder ein Mitarbeiter wechselt. Was dann?
Martin Schweizer: Das ist kein Problem. Alle Techniker, die Sendungen empfangen oder Retouren versenden können, sind in unserem IT-System hinterlegt. Neue Ansprechpartner werden von uns kurzfristig hinzugefügt und erhalten dann Zugang zu den speziell für die Kundenanforderungen entwickelten IT-Lösungen wie dem Elektronischen Lieferschein, der internationalen und digitalen Sendungsverfolgung oder auch dem Retourensystem. Auf Wunsch erhalten die Kundendienst-Techniker oder Handwerksbetriebe Zugang zur Retouren App, mit der Rücksendungen leicht angemeldet werden können.

IKZ-HAUSTECHNIK: Wie stellen Sie dabei den reibungslosen Ablauf sicher?
Martin Schweizer: Um eine professionelle und reibungslose Implementierung sicherzustellen, arbeitet ein spezialisiertes Management- und Projektteam aus allen Fachbereichen eng mit dem Kunden zusammen. Dazu gehören beispielsweise IT-Spezialisten sowie Berater mit umfangreicher Branchenerfahrung. Je nach Bedarf der Kunden können so weitere Services wie die Rückmeldung der Ablieferdaten in das Warenwirtschaftssystem des Kunden realisiert werden. Auch nach der Implementierung arbeiten wir Hand in Hand, um den Kunden bestmöglichen Service zu bieten und gemeinsam zu schauen, wie er seine Prozesse mit unserer Hilfe noch weiter optimieren kann.