2. April 2019

Zeit und Geld sparen: So gelingt die Umstellung auf digitale Dokumente

Der Verzicht auf Papier im Büro bringt viele Vorteile. So sparen SHK-Handwerksbetriebe nicht nur Zeit und Geld, sie finden digitale Dokument auch schneller wieder. Mit einem klaren Konzept lässt sich der Einstieg in das papierlose Büro leicht realisieren.

Die Aktenberge werden immer höher, auf dem Schreibtisch stapeln sich wichtige Notizzettel und eine dringende Rechnung ist spurlos verschwunden. An stressigen Tagen lässt sich dieses Szenario selbst in gut organisierten Büros nicht ganz vermeiden. Abhilfe schafft hier nur eine konsequente Maßnahme: Die Umstellung auf das papierlose Büro.
Im Arbeitsalltag lassen sich digitale Dokumente durch eine zentrale Ablage nicht nur schneller, sondern sogar unterwegs von jedem Gerät aus finden. Dies steigert die Produktivität aller Mitarbeiter. Und die Kostenvorteile machen sich bereits mittelfristig bemerkbar: SHK-Handwerksbetriebe sparen nicht nur viel Lagerplatz für Akten, sondern auch regelmäßige Ausgaben für Papier, Drucker, Tinte oder Toner. Davon profitiert gleichzeitig die Umwelt.

Klare Strukturen für digitale Ordnung
Damit die Umstellung auf das papierlose Büro gelingt, sind nur drei Schritte nötig.

Schritt 1
Zuerst müssen alle bereits vorhandenen digitalen Dokumente im Betrieb zentral und mit einer sinnvollen Ordnerstruktur gespeichert werden – damit sie sich später schnell wiederfinden lassen. Empfehlenswert sind mehrere Hauptordner mit Namen wie „Rechnungen“, „Angebote“, „Aufträge“, Steuererklärung“, „Kunden“, „Lieferanten“, „Mitarbeiter“, „Produkte“, „Dokumentationen“ oder „Vorschriften und Standards“. Eine schnelle Orientierung bieten dann mehrere Unterordner, z. B. für eingehende, ausgehende und bezahlte Rechnungen. Bei Angeboten und Aufträgen kann eine Einteilung nach Produktkategorien oder Kundennamen sinnvoll sein. Als Ablageort für alle Dokumente empfiehlt sich entweder ein Netzwerk-Laufwerk oder ein Cloudspeicher. Für maximale Datensicherheit emp­fiehlt es sich, alle Daten mindestens einmal täglich auf ein Backup-Laufwerk zu sichern. Außerdem sollte der Zugriff bei jedem Ordner beschränkt sein auf Mitarbeiter, die diese Daten zwingend für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Schritt 2
Der zweite Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro: Die künftige Übermittlung aller Dokumente und Nachrichten auf elektronischem Weg – denn die digitale Kommunikation ist heute in vielen Bereichen Standard. So können Angebote, Aufträge und Rechnungen an Kunden künftig ganz einfach und rechtssicher per Mail auf den Weg gebracht werden. Bei Rechnungen ist neben der revisionssicheren Archivierung wichtig, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthalten sind und das Dokument nachträglich nicht veränderbar ist. Hierfür eignet sich zum Beispiel das PDF-Format. Auch die Kommunikation mit Lieferanten lässt sich so auf digitale Wege umstellen.

Schritt 3
Der letzte und oft zeitaufwendigste Schritt ist das Einscannen und Speichern vorhandener Papierdokumente. Hierfür eignen sich sowohl klassische Scanner als auch Apps, die eine Kamera des Smartphones nutzen. Besonders praktisch sind Scanner mit Volltexterkennung, denn so lassen sich Schlagwörter später leicht wiederfinden. Wichtig ist auch ein aussagekräftiger Name für jedes Dokument: Die Bezeichnung sollte wichtige Schlüsselwörter oder Daten enthalten, nach denen Mitarbeiter später suchen.
Wenn es eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Papierdokumente gibt – zum Beispiel bei Verträgen, Buchungsbelegen und Rechnungen für Steuererklärungen – sollte diese bis zum Ablauf unbedingt beachtet werden. Außerdem sind bei einer elektronischen Buchführung mittels Software die gesetzlichen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) einzuhalten.

Konsequenz ist gefragt
Mittlerweile sind viele Apps und Programme verfügbar, mit denen sich digitale Dokumente realisieren lassen – von Briefen über Angebote und Rechnungen bis hin zu digitalen Notizen oder persönlichen Nachrichten (s. Tabelle). In größeren Betrieben kann die Installation eines Dokumentenmanagementsystems sinnvoll sein: Dieses stellt viele praktische Funktionen für die Verarbeitung digitaler Dokumente bereit – von der Digitalisierung bis zur revisionssicheren Archivierung.
Damit die Umstellung auf einen papierlosen Alltag wirklich gelingt, ist Konsequenz gefragt: Alle Dokumente sollten nur noch digital erstellt und nicht mehr ausgedruckt werden. Denn bei einer Vermischung von analogen und digitalen Dokumenten sinkt der Überblick oft erheblich.

Autor: Thomas Busch, Fachjournalist

Checkliste: Umstellung auf das papierlose Büro

1. Bestandsaufnahme: In welchen Bereichen fällt wöchentlich wie viel Papier an? Wie umfangreich ist das betriebseigene Archiv mit Dokumenten und Akten?
2. Zielfestsetzung: Was soll erreicht werden? Wo lassen sich Papierdokumente durch digitale Lösungen ersetzen?
3. Konzepterstellung: Wie und mit welchen Mitteln, Geräten und digitalen Werkzeugen lässt sich die Umstellung auf das papierlose Büro realisieren?
4. Rechtsicherheit: Wie lassen sich bei der Umstellung alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen, z. B. in den Bereichen Buchführung, Revisionssicherheit und Datenschutz?
5. Datensicherheit: Wie lässt sich die maximale IT-Sicherheit erreichen? Welche Mitarbeiter benötigen Zugriff auf welche Daten? Was ist die beste Backup-Strategie zum Schutz vor Datenverlust?
6. Umsetzung: Installation und Durchführung aller Maßnahmen zur Umstellung auf das papierlose Büro. Schulung aller Mitarbeiter.
7. Verbesserung: Im täglichen Einsatz zeigt sich, wo einzelne Maßnahmen mit der Zeit weiter optimiert werden können.

Wichtige Fachbegriffe kurz erklärt

Backup
Sicherheitskopien von Daten, Datenträgern oder Teilen von Datenträgern. Mit den Kopien können bei Datenverlust oder -zerstörung die ursprünglichen Datenbestände im Computer wiederhergestellt werden.

Cloud-Computing
Die Nutzung von Hardware-Ressourcen und Software-Programmen über das Internet. Cloud-Leistungen lassen sich einfach nach Bedarf nutzen.

PDF
Abkürzung für „Portable Document Format“ (transportables Dokumentenformat). Das Format wurde von der Firma Adobe entwickelt, um den plattform­übergreifenden Austausch von Dokumenten zu ermöglichen.

Gigabyte (GB)/ Terabyte (TB)
Der Speicherplatz von Datenträgern wird in Gigabyte oder Terabyte bemessen. 1000 Megabyte (MB) sind rund ein 1 Gigabyte (GB), 1000 GB sind rund 1 Terabyte (TB).

JPG/JPEG
Abkürzung für „Joint Photographic Experts Group“. Ein Format für komprimierte Bilddateien.

Downloads zu diesem Artikel

Ausgewählte Software für das papierlose Büro. 307 KB