29. September 2021

Vorsorgeregelungen sichern bei Krankheit des Betriebsinhabers die Fortführung der Geschäfte

Kann sich ein selbstständiger Firmeninhaber aufgrund von Unfall oder Krankheit von heute auf morgen nicht mehr um die Belange seines Betriebs kümmern, unterstützt ein Notfallordner dabei, die Strukturen aufrecht zu erhalten. Wichtig ist, die Inhalte in regelmäßigem Turnus auf Aktualität zu überprüfen.

Tipp der Redaktion:
Handwerkskammern wie IHK’en stellen ihren Betrieben z. T. beschreibbare PDFs zur Verfügung, die am PC ausgefüllt und später aktualisiert werden können. Ein 66-seitiges Notfallhandbuch haben z. B. in Hessen beide Kammer verbände herausgegeben (Kurzlink: bit.ly/NotfallPDF). Die IHK Koblenz bietet neben einem Notfall-Handbuch einen „Onlinecheck: Notfall im Unternehmen“ (Kurzlink: bit. ly/3qSlCR7) an, der durch die grundlegenden Fragen führt. 111 Seiten umfasst der Notfallordner der Handwerkskammer Düsseldorf.

Laut dem Zentralverband Sanitär Heizung Klima beschäftigen in Deutschland derzeit 48 000 SHK-Handwerksbetriebe 382 000 Mitarbeiter. Ein Handwerker mit eigenem Betrieb, der Mitarbeiter beschäftigt, trägt somit eine große Verantwortung. Er sollte sich dessen bewusst sein und Vorsorgemaßnahmen ergreifen, die im Falle eines Unfalls, einer schweren Krankheit oder gar seines Todes zum Tragen kommen. Allerdings setzt sich keiner gerne konkret damit auseinander, welche Auswirkungen ein Unfall oder gar der eigene Tod haben würden. Eine detaillierte Notfallplanung wird deshalb kaum vorbereitet. Dabei versteht es sich bei den vielen Aufgaben und Entscheidungsbefugnissen eines Betriebsinhabers von selbst, dass es sein Unternehmen auf den Kopf stellen kann, wenn er plötzlich ausfällt. Selbstständige Handwerker sollten also unbedingt im Vorfeld festlegen, wer in einem Notfall wie handeln soll.

Häufig sind zwar Konto- und Vorsorgevollmachten und ein Testament vorhanden, und nicht selten liegen sogar Vertretungspläne vor. An elementare Details wie beispielsweise den Ablageort wichtiger Schlüssel, an Passwörter für die Computer oder den Safe, oder an Pins und Tans, um fällige Zahlungen auf den Weg bringen zu können, wird jedoch oft nicht gedacht. Das gilt insbesondere auch für die Regelung der Rechtsnachfolge. Wird der selbstständige Handwerker durch Unfall oder Krankheit plötzlich handlungsunfähig, folgen anders als bei Tod nicht automatisch der Ehepartner oder die Nachkommen nach. Steht nicht sofort fest, wer was entscheiden darf, kann vielmehr eine fremde dritte Person als Vertreter bestellt werden.

Wird rechtzeitig daran gedacht, einen Bevollmächtigten in Aufgaben wie zum Beispiel die Auftragsplanung und die Materialbestellung einzubinden, können Betriebe im Ernstfall weiterlaufen, ohne Baustellen zu gefährden. Rechte für den Vertreter lassen sich daraus allerdings nicht ableiten.

Was gehört hinein?
Ein mit allen wichtigen Daten und Unterlagen bestückter Notfallordner unterstützt in einer Notsituation dabei, das Tagesgeschäft im Sinne des Firmenchefs fortzuführen und Konflikten vorzubeugen. Doch welche Dokumente und Informationen soll ein Notfallordner enthalten? Zunächst einmal gilt es, betriebliche und private Unterlagen strikt zu trennen. Ein Vertreter benötigt schließlich keinen Einblick in private finanzielle Verhältnisse.

Enthalten sollte der Ordner indessen die klassischen General- und Vorsorgevollmachten, Beurkundungen, Beglaubigungen und erste konkrete Handlungsanweisungen. Neben einem Vertretungsplan und den Daten der im Ernstfall zu informierenden Personen muss hier außerdem eine Übersicht der Personalstruktur inklusive der Kontaktdaten aller Mitarbeiter abgelegt sein. Zudem sollten aus dem Ordner alle wichtigen geschäftsbezogenen Fakten hervorgehen. Etwa, wer über eine Not-Prokura und/oder sonstige kaufmännische oder fachliche Handlungsvollmachten verfügt, wer für Kundenkontakte zuständig sein soll, wer die Mitarbeiter betreuen und wer mit Lieferanten verhandeln darf. Informationen darüber, wie einschlägige Finanzangelegenheiten zu regeln sind, runden diese Rubrik ab.

In einem weiteren Abschnitt sind die Namen, Adressen und die Telefonnummern von Ansprechpartnern bei Institutionen wie zum Beispiel der Handwerkskammer und der Innung als auch von Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar und der Hausbank aufzulisten. Zudem sollten im Ordner Kopien der Verträge mit Telefonanbietern, betrieblichen Versicherern sowie Leasingvereinbarungen und Soft – warelizenzen zu finden sein. Ebenso wenig fehlen dürfen Verzeichnisse digitaler Zugangsdaten und Signaturen sowie eine Übersicht, wo welche Schlüssel verwahrt werden.

Ist ein Notfallordner erst einmal erstellt, müssen die Daten lediglich regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Zudem empfiehlt es sich, die Mappe mit den betriebsrelevanten und somit vertraulichen Angaben in zweifacher Ausfertigung zu führen. Das erlaubt es, ein Exem plar für eine eingeweihte Person gut zugänglich aufzubewahren und beispielsweise beim Steuerberater eine Kopie zu hinterlegen. Eine Hilfestellung beim Anlegen eines Notfallordners können übrigens auch auf das Handwerk ausgerichtete kostenpflichtige oder kostenfreie vorgefertigte Mappen geben. Sie enthalten ausführliche Erläuterungen, Checklisten und Mus tervorlagen für die einzelnen Formulare.

Mehrwert einer Notfallmappe
Tritt der Extremfall ein, dient der Notfallordner den Angehörigen und den Mitarbeitern als Leitfaden. Auch muss der nach einem Unfall im Krankenhaus liegende Betriebsinhaber nicht pausenlos am Telefon hängen. Darüber hinaus eignet sich der Notfallordner als wichtiges Gestaltungsinstrument. So kann der Ordner als ‚Werkzeugkasten‘ dienen, der Module für organisatorische Aufgabenstellungen bereithält. Für die Hausbank wiederum kann diese Mappe ein Hinweis auf ein umsichtig und kompetent geführtes Unternehmen sein. Schließlich setzt das Anlegen einer Notfallmappe die intensive Auseinandersetzung mit allen betrieblichen Bereichen und spezifischen Abläufen voraus, die den langfristigen Erfolg eines Betriebes beeinflussen.

Autorin: Carola Tesche, freie Journalistin