30. März 2021

Die regelmäßige Überprüfung von Beständen und Anlagevermögen gehört zur Buchführungspflicht

Bilanzierende Unternehmer sind verpflichtet, Handelsbücher zu führen sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Um ordnungsgemäß Buch zu führen, ist eine regelmäßige Bestandsaufnahme notwendig. Zudem sind Unternehmer verpflichtet, zum Ende eines jeden Geschäftsjahres aufzuzeigen, welche Vermögensgegenstände und Schulden dem Unternehmen zugehörig sind. Eine Inventur ist daher sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich notwendig.

Unternehmern, die nicht buchführungspflichtig sind und lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung aufstellen, sind nicht zur Aufstellung einer Inventur verpflichtet. Jedoch empfiehlt sie sich als Bonitätsnachweis, z. B. bei Verhandlungen mit Banken oder zur eigenen Kontrolle der Wirtschaft lichkeit.

Eine Inventur sollte zu den folgenden Zeitpunkten erstellt werden:

• bei Beginn der Geschäft stätigkeit,
• bei Ende des Geschäft sjahres,
• bei Verkauf oder Auflösung des Geschäfts.

Sie muss immer zum Bilanzstichtag erfolgen. Dieser fällt in der Regel auf den 31. Dezember des Kalenderjahres. Bei einem abweichenden Geschäft sjahr gilt es ebenfalls, die Fristen entsprechend eines Zeitraumes von 12 Monaten einzuhalten.

Regelmäßige und unterjährige Inventur sinnvoll
Bei einer Inventur handelt es sich um eine quantitative und qualitative Überprüfung von Warenbeständen mit Prüfung auf „Verfall, Marktgängigkeit, Verkaufsmöglichkeit und gesetzlichen und regulativen Produktbedingungen“. Grundsätzlich wird nur der reine Lagerbestand erfasst, inklusive halbfertiger Arbeiten und ggf. in Produktion befindliche Roh-, Hilfsund Betriebsstoffe. Sie sind mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich bestimmter Abschreibungen zu bewerten.

Die dadurch ermittelten Bestände tragen neben der wirtschaft lichen Bewertung dazu bei, dass das Bestellverhalten zu optimieren. Wird beispielsweise bei der Inventur bemerkt, dass bestimmte Bestände zu groß sind und der Umfang der regelmäßigen Warenlieferungen nicht benö tigt wird, können zukünft ige Bestellungen reduziert werden.

Verantwortlichkeiten
Die Richtigkeit der Inventur wird durch die Geschäft sführung oder durch die Inhaber verantwortet. Eine Prüfung der Inventur hinsichtlich der Quantität und möglicher Abschreibungsblöcke findet intern statt. Alternativ kann dies auch durch Steuerberater und bei mittelständischen Unternehmen durch den Wirtschaft sprüfer vorgenommen werden.

Überblick über vorhandenes und bilanziertes Inventar
Eine sach- und fachgerechte Inventarisierung und Katalogisierung des betrieblichen Anlagevermögens schafft einen umfassenden Überblick über das bilanzierte Inventar sowie dessen Wertstruktur zum Zeitpunkt der Erstellung. Um die notwendige vollständige Katalogisierung zu erhalten, müssen auch ausgelagerte Ware berücksichtigt werden. Das Erhebungsmuster sollte sich zwingend an der Bilanzgliederung orientieren und die folgenden Gütermerkmale berücksichtigen:

• Herstellerangaben,
• Identifikationsnummer,
• Baujahr,
• technische Daten,
• Zustandsmerkmale,
• Zubehör und Sonderausstattung,
• innerbetrieblicher Standort,
• Bilddokumentation,
• Anschaffungswert.

Korrekturen von Abweichungen
Etwaig bestehende Drittrechte an dem Inventar sind je erfasster Position zu vermerken und nach dem Eigentümerprinzip wie folgt abzugrenzen:

I. Anlagevermögen frei von Rechten Dritter.

II. Absonderungsrechte Dritter aus

• Darlehensfinanzierung nebst Sicherungsübereignung,
• Darlehensfinanzierung nebst Raumsicherungsübertragung.

III. Aussonderungsrechte Dritter aus

• Leasing,
• Mietkauf,
• Miete,
• Leihe oder sonstiger Überlassung.
  

Abgrenzung von betrieblichem und fremdem Eigentum
Die im Rahmen der Inventarisierung erfassten Eigentumsverhältnisse liefern einen verlässlichen und fortwährenden Überblick über die betrieblichen Anlagevermögenswerte sowie das im Unternehmen genutzte Fremdeigentum. Zu- und Abgänge von Anlagevermögen können auf diesem Wege auch künftig effektiv erfasst und dem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mit dem Ziel zur Verfügung gestellt werden, das Anlagevermögensverzeichnis zu pflegen und zu verschlanken. Darüber hinaus erleichtert eine sach- und fachgerechte Erfassung die Kennzeichnung sicherungsübereigneter Güter gemäß den gesetzlichen Regelungen. Am konkreten Beispiel eines Handwerksbetriebs ergibt sich das Erfassungsmuster nach Bild 1. Die bildliche Dokumentation ermöglicht darüber hinaus auch betriebsfremden Dritten, z. B. dem Steuerberater, eine verlässliche Zuordnung der inventarisierten Anlagevermögensgüter.

Wird dem auf diesem Wege erstellten Inventarverzeichnis auch noch der Anschaffungswert des jeweiligen Anlagevermögensguts zugeordnet, stellt dieser Datensatz für den betreuenden Versicherungsfachmann eine ausführliche Grundlage zum Abgleich der Versicherungsrisiken dar.

Gutachten nach Verkehrswert
In der Regel werden Gutachten von Banken und/oder Leasinggesellschaften zur Bestellung von Sicherheiten oder bei Unternehmenssanierungen verlangt. Aber auch Insolvenzverwalter und sonstige Sicherungsgläubiger erwarten diese Papiere. Der vorgenannte Inventarisierungsaufbau ist unabdingbare Grundlage einer sach- und fachgerechten Verkehrswertermittlung, sowohl unter dem Aspekt der Unternehmensfortführung als auch der Unternehmensliquidation. Ebenso werden bei der Unternehmensnachfolge und der Kaufpreisermittlung diese Werte benötigt.

Meist sind innerbetrieblich Inventur- und Inventarisierungsdaten nur lückenhaft erfasst. Abhilfe schafft ein externer Dienstleister. Die Bereitstellung qualitativer Inventur- und Inventarisierungsdaten birgt hier erfahrungsgemäß erhebliches Kosten- und Zeiteinsparpotenzial.

Marktgängige und überprüfbare Werte sind auszuweisen
Ein sach- und fachgerecht erstelltes Gutachten berücksichtigt sämtliche vorgenannte Anlage- und Umlaufvermögensmerkmale und darüber hinaus die realen Marktgegebenheiten zum Zeitpunkt der Erfassung. Die finale Taxierung ist maximal marktgängig und von Dritten jederzeit überprüfbar anzufertigen. In der Regel sind die angesetzten Taxwerte belastbar bis zu sechs Monate ab Gutachtenerstellung.

Fazit
Es lohnt sich, die Vermögenswerte und Schulden seines Unternehmens genau zu kennen und regelmäßig zu überprüfen. Werden Bestände und Anlagevermögen regelmäßig erfasst, lassen sich Kosten einsparen – konkret bei einem notwendigen Gutachten, aber auch bei den Bestellungen, die während des laufenden Geschäfts anfallen. Ein gut geführtes Anlagevermögensverzeichnis ermöglicht es, dem Steuerberater eine Bilanz mit realistischen Werten zu erstellen. Es ist schnell und übersichtlich zu erkennen, was Eigentum und was Fremdeigentum ist. Diese Details sind auch gerade bei einer geplanten Unternehmensnachfolge oder bei einer Kaufpreisermittlung von großer Bedeutung.

Autor: Thomas Uppenbrink, Thomas Uppenbrink & Collegen GmbH

www.uppenbrink.de

---

Bestandsaufnahme nach unterschiedlichen Verfahren

Permanente Inventur
Die Bestände werden fortlaufend über das gesamte Geschäftsjahr verteilt ermittelt.

Stichtagsinventur
An einem festgelegten Stichtag, in der Regel handelt es sich dabei um den Bilanzstichtag, erfolgt die Bestandsaufnahme.

Verlegte Inventur
Hier ist eine Anmeldung beim Finanzamt notwendig. Der Zeitraum der Durchführung ist deutlich größer und die eigentliche Inventur kann bis zu drei Monate vor und zwei Monate nach dem Sichttag durchgeführt werden.

Stichprobeninventur
Auch hier wird eine Genehmigung des Finanzamtes benötigt. Es darf hier anhand von Stichproben eine Hochrechnung durchgeführt werden.

Buchinventur
Mit ihr werden all die Bestände des Unternehmens erfasst, die durch die körperlicher Inventur nicht zu erfassen sind.

Körperliche Inventur
Mithilfe der körperlichen Inventur werden all diejenigen Bestände aufgenommen, die gezählt, gewogen oder gemessen werden können.

Unabhängig von der angewendeten Verfahrensart sind folgende Erfassungsgrundsätze nach GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) zu beachten:

• Vollständigkeit,
• Richtigkeit,
• Wirtschaftlichkeit,
• Wesentlichkeit,
• Klarheit,
• Nachprüfbarkeit,
• Rechtzeitigkeit,
• Einzelerfassung.